Panduan Dasar

Bapak/Ibu tidak perlu bisa komputer untuk memakai panduan ini. Kita mulai pelan-pelan, dari yang paling dasar. Baca sambil praktik langsung — jangan hanya dibaca.

Bagian 1 — Apa Itu Aplikasi Pesantren?#

Selama ini data santri, kartu SPP, dan laporan keuangan ditulis di buku atau Excel. Aplikasi ini memindahkan semua itu ke satu tempat di internet.

Bayangkan sebuah lemari arsip raksasa yang:

• bisa dibuka dari mana saja (HP atau komputer),
• tidak bisa hilang atau kebanjiran,
• bisa dibuka beberapa orang sekaligus,
• dan otomatis merapikan sendiri isinya.

Yang Bapak/Ibu butuhkan hanya tiga hal:

1. HP Android atau komputer yang ada internetnya.
2. Alamat aplikasi (seperti alamat rumah, tapi untuk internet).
3. Email dan kata sandi milik Bapak/Ibu (diberikan oleh admin).

💡 Tidak usah takut salah pencet. Aplikasi ini tidak bisa rusak hanya karena salah klik. Data penting tidak bisa terhapus tanpa peringatan. Kalau bingung, tutup saja — lalu ulangi dari awal.

Bagian 2 — Membuka Aplikasi (Pertama Kali)#

Kapan dipakai: Setiap kali mau mulai bekerja dengan aplikasi.

Siapkan dulu:

• Kertas berisi alamat aplikasi, email, dan kata sandi dari admin.

Langkahnya:

1. Nyalakan HP atau komputer.
2. Buka aplikasi peramban internet. Di HP biasanya bernama Chrome (lingkaran warna merah-kuning-hijau-biru).
3. Ketuk kotak alamat di bagian paling atas layar (yang biasanya bertuliskan "Telusuri atau ketik URL").
4. Ketik alamat aplikasi pesantren Bapak/Ibu, contoh: namapesantren.pesantren.online/admin (ganti namapesantren sesuai kertas dari admin — tanpa spasi, semua huruf kecil).
5. Tekan tombol Enter (di HP: tombol ✓ atau panah di pojok keyboard).
6. Tunggu beberapa detik sampai muncul halaman dengan logo pesantren dan dua kotak isian.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Muncul hasil pencarian Google, bukan halaman aplikasi → alamat diketik di kolom pencarian, atau ada salah ketik. Ulangi langkah 3–4, ketik pelan-pelan, periksa setiap huruf.
• Muncul "Tidak ada koneksi internet" → internet HP/komputer mati. Nyalakan data seluler atau sambungkan WiFi dulu.
• Halaman lama sekali muncul → tunggu sampai 1 menit. Kalau tetap kosong, tutup Chrome dan ulangi dari langkah 2.

💡 Supaya tidak ketik alamat terus-menerus: setelah halaman terbuka, ketuk tanda ⋮ (titik tiga) di pojok kanan atas Chrome → pilih Tambahkan ke layar utama. Aplikasi akan muncul seperti aplikasi biasa di HP Bapak/Ibu. Selanjutnya tinggal ketuk gambarnya saja.

Bagian 3 — Masuk ke Aplikasi (Login)#

"Masuk" artinya memberi tahu aplikasi siapa Bapak/Ibu, supaya aplikasi membuka pintu. Seperti satpam yang minta lihat kartu pegawai dulu.

Langkahnya:

1. Ketuk kotak Email.
2. Ketik alamat email Bapak/Ibu persis seperti di kertas dari admin. Huruf besar-kecil tidak masalah untuk email, tapi jangan pakai spasi.
3. Ketuk kotak Kata Sandi (Password).
4. Ketik kata sandi persis seperti di kertas. Hati-hati: huruf besar dan kecil DIBEDAKAN. Rahasia123 dan rahasia123 dianggap berbeda.
5. Ketuk tombol Masuk / Sign in.

✅ Tanda berhasil: Layar berganti menjadi halaman utama (Dasbor) dengan menu-menu di sisi kiri.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Muncul tulisan merah "kredensial tidak cocok" atau sejenisnya → email atau kata sandi salah ketik. Coba lagi pelan-pelan. Ketuk gambar mata 👁 di kotak kata sandi supaya ketikan terlihat dan bisa diperiksa.
• Lupa kata sandi → hubungi admin pesantren, minta kata sandi baru. Tidak perlu malu — ini hal yang sangat biasa.
• Sudah 5 kali gagal → berhenti dulu 5 menit (aplikasi mengunci sementara demi keamanan), lalu coba lagi.

🔒 PENTING — kata sandi itu seperti kunci brankas:

• Jangan diberitahukan ke siapa pun, termasuk teman kerja.
• Jangan ditempel di layar komputer.
• Kalau dicatat di kertas, simpan kertasnya di dompet/laci terkunci.

Bagian 4 — Mengenal Layar Aplikasi#

Setelah masuk, Bapak/Ibu melihat 3 bagian utama:

┌────────────┬──────────────────────────────┐
│            │  ③ Nama Bapak/Ibu (kanan atas)│
│  ① MENU    ├──────────────────────────────┤
│  (kiri)    │                              │
│            │   ② ISI HALAMAN              │
│  Kesantrian│   (tengah — tempat bekerja)  │
│  Keuangan  │                              │
│  Akademik  │                              │
│  ...       │                              │
└────────────┴──────────────────────────────┘

1. Menu di sisi kiri — seperti deretan laci lemari arsip. Setiap laci punya nama: Kesantrian (data santri), Keuangan (uang), Akademik (nilai), PPDB (pendaftaran santri baru), dan lainnya. Ketuk nama laci untuk melihat isinya. Menu yang tampil bisa berbeda-beda — sesuai tugas Bapak/Ibu.
2. Isi halaman di tengah — tempat bekerja. Biasanya berupa tabel (daftar berbaris-baris, seperti buku induk).
3. Nama Bapak/Ibu di pojok kanan atas — ketuk untuk ganti kata sandi atau keluar.

Tombol-tombol yang akan sering Bapak/Ibu temui#

⚠️ Aturan emas: jangan pernah klik Hapus kecuali sangat yakin dan sudah izin atasan. Untuk santri keluar/lulus, bukan dihapus — cukup ubah statusnya (dijelaskan di panduan TU).

Bagian 5 — Tiga Gerakan Dasar#

Hampir semua pekerjaan di aplikasi hanya gabungan 3 gerakan ini:

Gerakan 1 — MELIHAT daftar#

Ketuk menu di kiri (contoh: Kesantrian → Santri). Muncul tabel berisi data. Geser layar ke bawah untuk melihat lebih banyak. Ketuk angka halaman di bawah tabel untuk pindah halaman.

Gerakan 2 — MENCARI satu data#

Ketuk kotak Cari 🔍 di atas tabel → ketik sebagian nama (contoh: "ahmad") → tunggu sebentar. Tabel otomatis menampilkan hanya yang cocok.

Gerakan 3 — MENGISI formulir#

Saat menambah/mengubah data, muncul formulir berisi kotak-kotak isian:

• Kotak bertanda * (bintang) wajib diisi. Yang lain boleh dikosongkan dulu.
• Kotak berbentuk pilihan: ketuk → muncul daftar → pilih salah satu.
• Kotak tanggal: ketuk → muncul kalender → pilih tanggalnya.
• Selesai mengisi → ketuk Simpan di bagian bawah.
• Kalau ada isian wajib yang terlewat, aplikasi menolak menyimpan dan menandai merah kotak yang kurang. Isi kotak merah itu, lalu Simpan lagi. Data tidak hilang.

✅ Setelah Simpan berhasil, biasanya muncul kotak hijau kecil di pojok layar ("Berhasil disimpan") dan layar kembali ke daftar.

Bagian 6 — Mengganti Kata Sandi (disarankan saat pertama masuk)#

1. Ketuk nama Bapak/Ibu di pojok kanan atas.
2. Ketuk Profil / Edit Profile.
3. Cari bagian kata sandi (Password).
4. Ketik kata sandi lama, lalu kata sandi baru dua kali. Kata sandi yang baik: minimal 8 huruf, gabungan huruf dan angka, mudah Bapak/Ibu ingat tapi sulit ditebak orang. Contoh pola: nama anak + tahun lahir dibalik.
5. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: muncul pemberitahuan hijau. Kata sandi baru berlaku mulai sekarang — catat di tempat aman.

Bagian 7 — Keluar dari Aplikasi (Logout)#

Wajib dilakukan kalau memakai komputer bersama (kantor/warnet), supaya orang lain tidak bisa membuka data dengan nama Bapak/Ibu.

1. Ketuk nama Bapak/Ibu di pojok kanan atas.
2. Ketuk Keluar / Sign out.

✅ Tanda berhasil: kembali ke halaman masuk (kotak Email & Kata Sandi).

Di HP pribadi, tidak keluar pun tidak apa-apa — asal HP ada kunci layarnya.

Bagian 8 — Kalau Terjadi Masalah#

Cara melapor yang baik (sangat membantu admin):

1. Foto layar saat masalah muncul.
   • HP: tekan tombol Power + Volume Bawah bersamaan.
   • Komputer Windows: tekan tombol ⊞ Windows + Shift + S, lalu seret kotak pada bagian layar yang mau difoto.
2. Kirim foto ke admin lewat WA, sertakan: sedang mengerjakan apa, klik apa terakhir kali, jam berapa kejadiannya.

💡 Melapor bukan merepotkan — justru membantu aplikasi cepat diperbaiki untuk semua orang.

Bagian 9 — Kamus Istilah#

Selesai! Selanjutnya?#

Kalau Bagian 1–9 sudah dipraktikkan, Bapak/Ibu sudah siap membuka panduan sesuai tugas:

• Tata Usaha → 🗂️ Tata Usaha (TU)
• Bendahara → 💰 Bendahara
• Guru/Ustadz → 📚 Guru / Ustadz
• Pengurus Website/Humas → 🌐 Pengurus Website

Dan jangan lupa minta Kartu Bantuan (🪪 Kartu Bantuan Cepat) yang sudah dicetak — tempel di meja sebagai contekan harian.