Asrama & Kehidupan Santri

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar. Panduan ini untuk pengurus asrama (musyrif/musyrifah) yang mengurus kehidupan santri sehari-hari di asrama. Menu utama ada di kelompok Asrama di menu kiri.

Daftar isi:

1. Mengelola blok & kamar asrama
2. Menempatkan santri ke kamar
3. Presensi kamar (absen malam)
4. Izin pulang santri
5. Pos gerbang (scan NIS)
6. Penjengukan wali (jadwal & kuota)
7. Catatan disiplin santri
8. UKS: riwayat kesehatan & obat
9. Larangan & pengingat penting
10. 3 fitur tersembunyi asrama (penempatan otomatis, import Excel, gender blok)

1. Mengelola Blok & Kamar Asrama#

Kapan dipakai: awal tahun ajaran, atau ada gedung/kamar baru.

Siapkan dulu: daftar nama blok/gedung asrama dan nomor kamar di setiap blok, beserta kapasitas tiap kamar.

Membuat Blok Asrama

1. Menu kiri → Asrama → Blok Asrama.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Nama blok — contoh: Asrama Putra A atau Gedung Al-Fatih.
   • Keterangan — lokasi atau ciri khas, contoh: Lantai 2, sayap timur.
4. Ketuk Simpan.

Membuat Kamar

1. Menu kiri → Asrama → Kamar.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Blok — pilih blok yang sudah dibuat.
   • Nomor kamar — contoh: 101.
   • Kapasitas — berapa santri maksimal. Contoh: 8.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: kamar muncul di daftar, kapasitas terlihat. Kalau kamar penuh, aplikasi akan memberi peringatan saat menempatkan santri.

2. Menempatkan Santri ke Kamar#

Kapan dipakai: santri baru masuk, atau pindah kamar (rolling kamar).

Siapkan dulu: daftar santri yang akan ditempatkan dan kamar tujuannya.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Asrama → Penempatan Kamar.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Santri — ketik sebagian nama, pilih dari daftar.
   • Kamar — pilih kamar tujuan.
   • Tanggal mulai — kapan mulai menempati.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: santri muncul di daftar penghuni kamar itu. Jumlah penghuni bertambah.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Kamar sudah penuh → aplikasi menolak. Pindahkan santri lain dulu, atau tambah kapasitas kamar (edit kamar).
• Santri masih tercatat di kamar lama → akhiri penempatan lama dulu (beri tanggal selesai), baru buat penempatan baru.

3. Presensi Kamar (Absen Malam)#

Kapan dipakai: setiap malam sebelum tidur, atau waktu-waktu tertentu sesuai aturan asrama.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Asrama → Presensi Kamar.
2. Ketuk + Tambah (atau pilih tanggal & waktu presensi).
3. Pilih kamar yang akan diabsen.
4. Muncul daftar santri penghuni kamar itu. Centang yang hadir.
5. Untuk yang tidak hadir, pilih keterangan: izin / sakit / tanpa keterangan.
6. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: presensi tercatat. Bapak/Ibu bisa melihat rekap kehadiran santri per minggu/bulan di laporan.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Santri tidak muncul di daftar → santri belum ditempatkan di kamar itu. Kembali ke Bagian 2.

4. Izin Pulang Santri#

Kapan dipakai: santri izin pulang ke rumah (dijemput wali, acara keluarga, sakit).

📍 Letak menu: menu ini bernama Izin Santri dan ada di kelompok Kepengasuhan (bukan di kelompok Asrama). Satu menu ini dipakai untuk semua jenis izin: pulang, sakit, keluar kota, dan kunjungan.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepengasuhan → Izin Santri.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Santri — pilih nama.
   • Tanggal keluar dan tanggal kembali (rencana).
   • Alasan — contoh: Dijemput wali, acara walimah.
   • Penjemput — nama wali/keluarga yang menjemput.
4. Ketuk Simpan.
5. Saat santri kembali: buka izin ini → isi tanggal kembali aktual.

✅ Tanda berhasil: izin tercatat. Wali bisa melihat status izin dari HP. Saat presensi malam, santri ini otomatis ditandai "izin".

⚠️ Kalau ada masalah:

• Santri belum kembali melewati tanggal rencana → aplikasi memberi peringatan. Hubungi wali.

5. Pos Gerbang (Scan NIS)#

Kapan dipakai: setiap kali santri keluar/masuk gerbang pesantren.

Langkahnya:

1. Di pos gerbang, buka aplikasi → Asrama → Pos Gerbang.
2. Scan kartu NIS santri (pakai kamera HP atau alat scanner).
3. Aplikasi menampilkan: nama santri, foto, status izin, dan keterangan.
4. Kalau santri punya izin yang disetujui → layar berwarna hijau, boleh lewat.
5. Kalau santri tidak punya izin → layar berwarna merah, tahan dan tanyakan.
6. Ketuk Catat Keluar atau Catat Masuk sesuai arah.

✅ Tanda berhasil: catatan keluar/masuk tersimpan. Laporan bisa dilihat kapan saja.

6. Penjengukan Wali (Jadwal & Kuota)#

Kapan dipakai: mengatur jadwal kunjungan wali santri ke pesantren.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Asrama → Penjengukan.
2. Atur jadwal penjengukan: hari apa saja boleh dijenguk, jam berapa sampai jam berapa.
3. Atur kuota: berapa wali maksimal per hari/sesi (supaya tidak terlalu ramai).
4. Wali santri bisa mendaftar jadwal jenguk dari HP mereka (lewat Portal Wali).
5. Di hari penjengukan, pengurus asrama bisa melihat daftar wali yang sudah mendaftar.

✅ Tanda berhasil: jadwal teratur, tidak ada kunjungan mendadak yang mengganggu kegiatan santri.

7. Catatan Disiplin Santri#

Kapan dipakai: santri melanggar aturan, atau sebaliknya — santri berprestasi dan perlu dicatat kebaikannya.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Asrama → Catatan Disiplin (atau Pelanggaran).
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Santri — pilih nama.
   • Jenis — Pelanggaran atau Penghargaan.
   • Kategori — ringan / sedang / berat (untuk pelanggaran).
   • Keterangan — apa yang terjadi. Contoh: Tidak ikut shalat Subuh berjamaah.
   • Tanggal.
   • Sanksi (kalau ada) — contoh: Membersihkan masjid 3 hari.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: catatan tersimpan dan bisa dilihat oleh wali santri di Portal Wali. Riwayat disiplin membantu musyawarah wali kelas.

8. UKS: Riwayat Kesehatan & Obat#

Kapan dipakai: santri sakit, berobat ke UKS, atau perlu dicatat riwayat kesehatannya.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Asrama → UKS (atau Kesehatan).
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Santri — pilih nama.
   • Tanggal.
   • Keluhan — contoh: Demam, batuk 2 hari.
   • Tindakan — contoh: Diberi paracetamol, istirahat di UKS.
   • Obat yang diberikan — catat nama dan dosis.
   • Dirujuk ke — kalau perlu dibawa ke dokter/RS, catat di sini.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: riwayat kesehatan tercatat. Kalau santri sakit lagi, pengurus bisa melihat riwayat sebelumnya. Wali santri juga bisa melihat catatan kesehatan anaknya.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Santri butuh obat rutin (alergi, asma) → catat di data santri bagian catatan kesehatan, supaya semua pengurus tahu.

9. Larangan & Pengingat Penting#

1. ⛔ Jangan izinkan santri keluar tanpa izin tercatat di aplikasi — kalau terjadi sesuatu di jalan, pesantren harus bisa menunjukkan bukti izin resmi.
2. 📝 Absen malam wajib setiap hari — ini catatan keselamatan. Kalau ada santri hilang, presensi terakhir jadi petunjuk.
3. 🏥 Catat semua kunjungan UKS — walau cuma sakit ringan. Pola sakit bisa menunjukkan masalah lebih besar (misal: banyak santri demam = mungkin wabah).
4. 👨‍👩‍👧 Penjengukan wali harus sesuai jadwal — kalau ada yang datang di luar jadwal, catat sebagai kunjungan darurat dengan alasan.
5. 🔒 Catatan disiplin dilihat wali — tulis dengan bahasa yang adil dan tidak mempermalukan.
6. 🚪 Selalu logout dari komputer pos gerbang atau komputer asrama bersama.

10. 3 Fitur Tersembunyi Asrama#

Tiga fitur ini sangat membantu di awal tahun ajaran (saat banyak santri baru harus ditempatkan sekaligus), tapi sering terlewat karena letaknya di pojok tombol. Semuanya aman dicoba.

ℹ️ Catatan: tombol Penempatan Otomatis dan Import Asrama muncul di halaman Penempatan Kamar (lihat Bagian 2), di deretan tombol bagian atas. Menu Blok & Kamar tampil saat tampilan aplikasi dalam Mode Lengkap.

A. Penempatan Otomatis (sekali klik, per gender)

Kapan dipakai: awal tahun — banyak santri baru belum punya kamar dan ingin ditempatkan sekaligus tanpa input satu per satu.

1. Buka Asrama → Penempatan Kamar.
2. Ketuk tombol Penempatan Otomatis (ikon ✨) di bagian atas.
3. Boleh dikosongkan, atau saring dulu:
   • Tahun Angkatan (opsional) — hanya tempatkan angkatan tertentu.
   • Gender (opsional) — Putra saja atau Putri saja.
4. Ketuk jalankan. Aplikasi menempatkan santri yang belum punya kamar aktif ke kamar yang cocok.

Cara aplikasi memilih kamar:

• Tidak pernah salah gender — santri putra hanya masuk blok putra, putri hanya ke blok putri. Blok bertanda Campur (atau kosong) boleh keduanya.
• Tidak melebihi kapasitas — kamar penuh dilewati otomatis.
• Mengelompokkan seangkatan — diutamakan kamar yang sudah berisi teman seangkatan.

✅ Tanda berhasil: muncul pesan berapa santri ditempatkan dan berapa yang belum dapat kamar (karena kamar habis).

🔁 Aman diulang: santri yang sudah punya kamar tidak akan dipindah atau digandakan. Kalau ada yang belum kebagian, tambah kamar dulu lalu jalankan lagi.

B. Import Asrama dari Excel (uji-coba dulu)

Kapan dipakai: pindahan data dari file lama — daftar blok, kamar, dan penghuni sekaligus dalam satu file.

1. Buka Asrama → Penempatan Kamar → ketuk tombol Import Asrama.
2. Unduh contoh template, lalu isi kolom: nis, blok, kamar, kapasitas, gender_blok (putra/putri/campur), tanggal_masuk, keterangan.
3. Unggah file .xlsx, .csv, atau .ods.
4. Jalankan uji-coba (dry-run) dulu — aplikasi hanya memeriksa, belum menyimpan apa pun.
5. Kalau hasilnya bersih, ulangi tanpa centang uji-coba untuk menyimpan beneran.

Yang dikerjakan aplikasi:

• Blok & kamar dibuat otomatis kalau belum ada — tidak perlu menyiapkannya manual lebih dulu.
• Santri dicari berdasarkan NIS. Kalau NIS belum ada → baris ditolak (import data santri dulu).
• Kamar penuh atau NIS dobel di file → baris itu dilaporkan gagal, baris lain tetap jalan.

✅ Tanda berhasil: ringkasan menampilkan jumlah berhasil masuk, dilewati, gagal, serta blok baru dan kamar baru yang dibuat.

C. Peruntukan Gender Blok

Kapan dipakai: saat membuat/mengedit blok asrama, supaya penempatan otomatis tidak pernah mencampur putra dan putri.

1. Buka Asrama → Blok Asrama → tambah atau edit blok.
2. Isi pilihan Peruntukan Gender: Putra, Putri, atau Campur.
3. Ketuk Simpan.

⚠️ Kalau dikosongkan (atau dipilih Campur) → blok dianggap tanpa batasan, jadi penempatan otomatis boleh mengisinya dengan santri mana saja. Untuk asrama putra/putri terpisah, selalu isi gender blok supaya rapi.

Contekan Cepat Asrama#