Kepegawaian / SDM

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar. Panduan ini untuk Admin SDM / Tata Usaha senior yang mengurus data dan penggajian pegawai. Semua menu kepegawaian ada di kelompok Kepegawaian di menu kiri.

Daftar isi:

1. Memahami data pegawai (Employee)
2. Menambah pegawai baru
3. Slip gaji: membuat & menerbitkan
4. Potongan otomatis (PPh21, BPJS, cuti)
5. Kasbon pegawai
6. Kontrak & SK pegawai
7. Izin & cuti pegawai
8. Rekrutmen: dari pelamar ke pegawai
9. Larangan & pengingat penting

1. Memahami Data Pegawai (Employee)#

Di dunia kertas, data pegawai tersimpan di map-map di lemari arsip. Di aplikasi, semua data pegawai tersimpan di satu tempat: Kepegawaian → Pegawai.

Setiap pegawai punya kartu digital berisi:

• Nama lengkap dan data pribadi (NIK, tempat lahir, dsb.)
• Jabatan — ustadz, TU, bendahara, satpam, dll.
• Status — aktif, cuti, pensiun, keluar.
• Penugasan — di lembaga/unit mana dia bertugas.
• Riwayat gaji, kasbon, cuti — semua tercatat otomatis.

2. Menambah Pegawai Baru#

Kapan dipakai: ada pegawai baru masuk (ustadz, staf, satpam, dll.).

Siapkan dulu: fotokopi KTP, data pribadi (nama lengkap, tempat & tanggal lahir, alamat, no. HP), jabatan, tanggal mulai kerja, dan gaji pokok.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Pegawai.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi formulir:
   • Nama lengkap — tulis lengkap dengan gelar. Contoh: Ust. Ahmad Fauzi, S.Pd.I.
   • NIK — 16 digit dari KTP.
   • Tempat & tanggal lahir.
   • Jenis kelamin.
   • Alamat.
   • No. HP.
   • Jabatan — pilih dari daftar (ustadz, TU, bendahara, dll.).
   • Tanggal mulai kerja.
   • Gaji pokok — ketik angka. Contoh: 2500000 (tanpa titik).
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: pegawai baru muncul di tabel daftar pegawai. Data ini jadi dasar untuk slip gaji, kontrak, dan semua urusan kepegawaian lainnya.

⚠️ Kalau ada masalah:

• NIK ditolak → kemungkinan sudah ada pegawai lain dengan NIK sama. Periksa dulu di kotak Cari.
• Jabatan tidak ada di daftar → minta admin menambahkan jabatan baru lewat pengaturan.

3. Slip Gaji: Membuat & Menerbitkan#

Kapan dipakai: setiap bulan, saat waktunya menggaji pegawai.

Siapkan dulu: pastikan data pegawai dan gaji pokok sudah benar. Potongan (PPh21, BPJS, kasbon) akan dihitung otomatis oleh aplikasi.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Slip Gaji.
2. Ketuk + Tambah (atau Generate Slip Gaji kalau tersedia — ini membuat slip untuk semua pegawai sekaligus).
3. Kalau menambah satu per satu, isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Periode — bulan dan tahun. Contoh: Juni 2026.
   • Gaji pokok — biasanya sudah terisi otomatis dari data pegawai.
   • Tunjangan — isi kalau ada (transport, makan, dll.).
   • Potongan — biasanya sudah dihitung otomatis (lihat Bagian 4).
4. Periksa Total Diterima — pastikan angkanya masuk akal.
5. Ketuk Simpan.
6. Untuk menerbitkan (supaya pegawai bisa melihat slip mereka): ubah status menjadi Diterbitkan, atau ketuk tombol Terbitkan.

✅ Tanda berhasil: slip gaji muncul di daftar dengan status Diterbitkan. Pegawai bisa melihat slip gaji mereka sendiri lewat akun masing-masing.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Angka gaji pokok salah → betulkan dulu di Kepegawaian → Pegawai (edit data pegawai), baru buat slip gaji ulang.
• Slip sudah diterbitkan tapi ada kesalahan → hubungi admin untuk koreksi resmi. Jangan hapus slip yang sudah diterbitkan.

4. Potongan Otomatis (PPh21, BPJS, Cuti)#

Aplikasi bisa menghitung potongan secara otomatis berdasarkan kebijakan pesantren. Bapak/Ibu tidak perlu menghitung manual — cukup pastikan pengaturannya benar.

Jenis potongan yang bisa otomatis:

• PPh 21 — pajak penghasilan. Dihitung dari gaji bruto per tahun sesuai tarif pajak yang berlaku.
• BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan — iuran bulanan sesuai persentase yang ditetapkan.
• Potongan cuti tidak dibayar — kalau pegawai mengambil cuti di luar jatah, gajinya dipotong per hari.
• Cicilan kasbon — kalau pegawai punya kasbon aktif, cicilan bulanan otomatis terpotong dari gaji.

Cara mengatur potongan:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Pengaturan Potongan (atau bagian Kebijakan).
2. Atur persentase BPJS, tarif PPh, dan aturan potongan cuti sesuai kebijakan pesantren.
3. Ketuk Simpan.

Setelah diatur, setiap kali slip gaji dibuat, potongan dihitung otomatis. Bapak/Ibu tinggal memeriksa angkanya saja.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Potongan tidak muncul di slip gaji → periksa pengaturan potongan, pastikan sudah diaktifkan.
• Angka potongan kelihatan aneh → periksa gaji pokok pegawai dan persentase yang diatur.

5. Kasbon Pegawai#

Apa itu kasbon? Kasbon = pinjaman uang pegawai dari pesantren, yang akan dicicil lewat potongan gaji bulanan.

Mengajukan Kasbon

Kapan dipakai: pegawai butuh pinjaman uang dari pesantren.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Kasbon.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Jumlah kasbon — contoh: 3000000.
   • Alasan — contoh: Biaya berobat.
   • Cicilan per bulan — contoh: 500000.
4. Ketuk Simpan. Status: Menunggu persetujuan.

Menyetujui Kasbon

Siapa yang menyetujui: pimpinan atau pejabat yang berwenang.

1. Buka kasbon yang statusnya Menunggu persetujuan.
2. Periksa: jumlah wajar? Pegawai masih punya kasbon lain yang belum lunas?
3. Ketuk Setujui atau Tolak.

Mencairkan Kasbon

1. Setelah disetujui, siapkan uangnya (tunai atau transfer).
2. Di aplikasi, ubah status kasbon menjadi Dicairkan.
3. Mulai bulan depan, cicilan otomatis terpotong dari gaji.

Melunasi Kasbon

Kasbon lunas otomatis saat semua cicilan terbayar. Status berubah menjadi Lunas. Kalau pegawai ingin melunasi lebih cepat, catat pembayaran tambahannya.

✅ Tanda berhasil: kasbon tercatat rapi, cicilan terpotong otomatis dari slip gaji, dan saldo kasbon berkurang setiap bulan.

6. Kontrak & SK Pegawai#

Kapan dipakai: membuat surat keputusan (SK) pengangkatan, perpanjangan kontrak, atau mutasi pegawai.

Siapkan dulu: data pegawai, jenis SK (pengangkatan/perpanjangan/mutasi), tanggal berlaku, dan jabatan baru (kalau mutasi).

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Kontrak & SK.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Jenis — SK Pengangkatan / Perpanjangan Kontrak / Mutasi.
   • Nomor SK — contoh: SK/001/VI/2026.
   • Tanggal berlaku.
   • Tanggal berakhir (untuk kontrak).
   • Jabatan.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: SK tercatat dan bisa dicetak. Aplikasi akan memberi peringatan saat kontrak hampir habis masa berlakunya.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Kontrak hampir habis tapi belum diperpanjang → cek notifikasi di dasbor, segera buat perpanjangan.

7. Izin & Cuti Pegawai#

Kapan dipakai: pegawai mengajukan izin tidak masuk atau cuti (tahunan, sakit, melahirkan, dll.).

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Izin & Cuti.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Jenis — Izin / Cuti Tahunan / Cuti Sakit / Cuti Melahirkan / dll.
   • Tanggal mulai dan tanggal selesai.
   • Alasan — singkat saja. Contoh: Acara keluarga.
4. Ketuk Simpan. Status: Menunggu persetujuan.
5. Pimpinan atau atasan menyetujui/menolak lewat tombol yang tersedia.

✅ Tanda berhasil: izin/cuti tercatat. Sisa jatah cuti tahunan berkurang otomatis. Kalau cuti tanpa gaji, potongan masuk slip gaji otomatis.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Jatah cuti sudah habis → pegawai masih boleh mengajukan cuti tanpa gaji (kalau diizinkan pesantren), tapi gajinya dipotong.

8. Rekrutmen: dari Pelamar ke Pegawai#

Kapan dipakai: pesantren membuka lowongan dan ada pelamar masuk.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Rekrutmen (atau Pelamar).
2. Ketuk + Tambah untuk memasukkan data pelamar.
3. Isi: nama, posisi yang dilamar, no. HP, pendidikan terakhir, pengalaman.
4. Ketuk Simpan.
5. Setelah proses seleksi (wawancara, tes mengajar):
   • Kalau diterima: ubah status menjadi Diterima, lalu ketuk Jadikan Pegawai. Data pelamar otomatis menjadi data pegawai baru — tidak perlu mengetik ulang.
   • Kalau ditolak: ubah status menjadi Ditolak.

✅ Tanda berhasil: pelamar yang diterima otomatis muncul di daftar Pegawai dengan data yang sudah terisi.

9. Larangan & Pengingat Penting#

1. ⛔ Jangan menghapus data pegawai — kalau pegawai keluar, ganti statusnya menjadi Keluar atau Pensiun. Data riwayat gaji dan kasbon harus tetap tersimpan.
2. 💰 Jangan menerbitkan slip gaji sebelum diperiksa — sekali diterbitkan, pegawai bisa melihatnya. Salah angka = masalah besar.
3. 📋 Perbarui kontrak sebelum habis masa berlakunya — aplikasi memberi pengingat, jangan diabaikan.
4. 🔒 Data gaji bersifat rahasia — hanya admin SDM dan pimpinan yang boleh mengakses. Jangan buka data gaji di komputer yang dipakai bersama tanpa logout.
5. 📝 Catat alasan kasbon dan cuti dengan jelas — ini penting untuk audit dan laporan ke pimpinan.
6. 🚪 Selalu logout setelah selesai bekerja, terutama di komputer kantor bersama.

Contekan Cepat Kepegawaian#