Kepegawaian / SDM

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar. Panduan ini untuk Admin SDM / Tata Usaha senior yang mengurus data dan penggajian pegawai. Semua menu kepegawaian ada di kelompok Kepegawaian di menu kiri.

Daftar isi:

1. Memahami data pegawai (Employee)
2. Menambah pegawai baru
3. Slip gaji: membuat & finalisasi (Finalisasi & Jurnal)
4. Potongan otomatis (PPh21, BPJS, cuti)
5. Kasbon pegawai
6. Kontrak & SK pegawai
7. Izin & cuti pegawai
8. Rekrutmen: dari pelamar ke pegawai
9. Larangan & pengingat penting

1. Memahami Data Pegawai (Employee)#

Di dunia kertas, data pegawai tersimpan di map-map di lemari arsip. Di aplikasi, semua data pegawai tersimpan di satu tempat: Kepegawaian → Data Pegawai.

Setiap pegawai punya kartu digital berisi:

• Nama lengkap dan data pribadi (NIK, tempat lahir, dsb.)
• Jabatan — ustadz, TU, bendahara, satpam, dll.
• Status — aktif, cuti, pensiun, keluar.
• Penugasan — di lembaga/unit mana dia bertugas.
• Riwayat gaji, kasbon, cuti — semua tercatat otomatis.

2. Menambah Pegawai Baru#

Kapan dipakai: ada pegawai baru masuk (ustadz, staf, satpam, dll.).

Siapkan dulu: fotokopi KTP, data pribadi (nama lengkap, tempat & tanggal lahir, alamat, no. HP), jabatan, tanggal mulai kerja, dan gaji pokok.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Data Pegawai.
2. Ketuk + Tambah (tombol Buat).
3. Isi bagian Data Pegawai:
   • Nama — tulis lengkap dengan gelar. Contoh: Ust. Ahmad Fauzi, S.Pd.I.
   • Akun Pengguna (untuk slip) — pilih akun login pegawai. Wajib kalau pegawai akan dibuatkan slip gaji.
   • NIP — nomor induk pegawai (kalau ada).
   • Status Kepegawaian — pilih dari daftar (mis. GTT/Honorer, PNS, dll.).
   • NPWP dan Status PTKP (PPh21) — untuk hitung pajak (mis. TK/0, K/1).
   • Tanggal Masuk.
   • Tanggal Selesai — kosongkan untuk pegawai aktif (mengisinya otomatis menonaktifkan pegawai).
   • Aktif — biarkan menyala untuk pegawai yang masih bekerja.
4. Buka bagian Identitas (EMIS) bila perlu: NIK (KTP), NUPTK, NRG, Pendidikan Terakhir, serta penanda Mukim dan Alumni.
5. Atur gaji di bagian Struktur Gaji: ketuk Tambah Komponen, lalu untuk tiap baris pilih Tipe — Tetap (pokok), Tunjangan, atau Potongan — dan isi Nominal. Contoh honor pokok: 2500000 (tanpa titik).
6. Ketuk Simpan.

📌 Catatan: kolom Jabatan di kartu pegawai kini hanya tampilan (terkunci). Jabatan resmi dikelola lewat menu Penugasan Pegawai, bukan di sini.

✅ Tanda berhasil: pegawai baru muncul di tabel daftar pegawai. Data ini jadi dasar untuk slip gaji, kontrak, dan semua urusan kepegawaian lainnya.

⚠️ Kalau ada masalah:

• NIK ditolak → kemungkinan sudah ada pegawai lain dengan NIK sama. Periksa dulu di kotak Cari.
• Mau atur jabatan pegawai → buka menu Kepegawaian → Penugasan Pegawai (kolom Jabatan di kartu pegawai hanya tampilan).

3. Slip Gaji: Membuat & Finalisasi#

Kapan dipakai: setiap bulan, saat waktunya menggaji pegawai.

Siapkan dulu: pastikan data pegawai dan struktur gaji (honor pokok) sudah benar. Potongan (PPh21, BPJS, kasbon) akan dihitung otomatis oleh aplikasi.

📌 Penting — 2 status saja: slip gaji punya status Draft lalu Final. Selama masih Draft, slip bisa diperbaiki. Saat ditekan Finalisasi & Jurnal, slip dikunci menjadi Final dan langsung tercatat ke pembukuan (jurnal). Tidak ada istilah "Terbitkan" — yang mengunci slip adalah tombol Finalisasi & Jurnal.

Langkahnya (buat satu per satu):

1. Menu kiri → Kepegawaian → Slip Gaji.
2. Ketuk Buat Slip.
3. Isi:
   • PTK / Asatidz — pilih nama pegawai (dari daftar akun pengguna).
   • Periode — ketik bulan dalam format tahun-bulan. Contoh: 2026-06.
   • Honor Pokok — angka honor dasar (Rp).
   • Tunjangan — isi kalau ada (transport, makan, dll.).
   • Poin (KPI/Khidmah) dan Honor Output (kegiatan) — isi kalau pakai sistem poin/honor kegiatan.
4. Ketuk Simpan. Slip tersimpan dengan status Draft.
5. Periksa angka di tabel: Bruto, PPh21, dan Neto (yang diterima pegawai) — pastikan masuk akal.
6. Kalau sudah benar, ketuk tombol Finalisasi & Jurnal pada baris slip, lalu konfirmasi. Status berubah menjadi Final dan slip tercatat ke pembukuan.
7. Ketuk Cetak Slip kapan saja untuk mencetak/menyimpan PDF slip.

✅ Tanda berhasil: slip gaji muncul di daftar dengan status Final. Pegawai bisa melihat slip gaji mereka sendiri lewat akun masing-masing.

Membuat slip untuk banyak pegawai sekaligus (massal)

Tidak perlu mengetik slip satu per satu. Ada dua menu khusus untuk membuat slip Draft secara massal:

• Kepegawaian → Pratinjau Gaji (Bisyaroh) — pilih periode, ketuk Agregasi Ulang untuk menghitung ulang poin khidmah dari jurnal mengajar & presensi, lalu ketuk Generate ke Slip. Aplikasi membuat slip Draft untuk semua pegawai sekaligus (slip yang sudah ada tidak ditimpa).
• Kepegawaian → Buat THR — pilih tahun, periksa pratinjau nominal per pegawai, lalu ketuk Generate THR. Aplikasi membuat slip THR Draft untuk semua pegawai aktif (pegawai yang sudah punya THR tahun itu otomatis dilewati).

Setelah slip massal jadi (masih Draft), periksa tiap slip lalu kunci dengan tombol Finalisasi & Jurnal seperti langkah di atas.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Angka honor pokok salah → betulkan dulu di Kepegawaian → Data Pegawai (bagian Struktur Gaji), baru buat slip gaji ulang.
• Slip sudah Final tapi ada kesalahan → hubungi admin untuk koreksi resmi. Slip yang sudah Final tidak bisa diedit atau dihapus (sudah masuk pembukuan).

4. Potongan Otomatis (PPh21, BPJS, Cuti)#

Aplikasi bisa menghitung potongan secara otomatis berdasarkan kebijakan pesantren. Bapak/Ibu tidak perlu menghitung manual — cukup pastikan pengaturannya benar.

Jenis potongan yang bisa otomatis:

• PPh 21 — pajak penghasilan. Dihitung dari gaji bruto per tahun sesuai tarif pajak yang berlaku.
• BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan — iuran bulanan sesuai persentase yang ditetapkan.
• Potongan cuti tidak dibayar — kalau pegawai mengambil cuti di luar jatah, gajinya dipotong per hari.
• Cicilan kasbon — kalau pegawai punya kasbon aktif, cicilan bulanan otomatis terpotong dari gaji.

Cara mengatur potongan:

1. Menu kiri → Pengaturan → Pusat Kebijakan (kelompok Keuangan).
2. Atur persentase BPJS, tarif PPh, dan aturan potongan cuti sesuai kebijakan pesantren.
3. Ketuk Simpan.

Setelah diatur, setiap kali slip gaji dibuat, potongan dihitung otomatis. Bapak/Ibu tinggal memeriksa angkanya saja.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Potongan tidak muncul di slip gaji → periksa pengaturan potongan, pastikan sudah diaktifkan.
• Angka potongan kelihatan aneh → periksa gaji pokok pegawai dan persentase yang diatur.

5. Kasbon Pegawai#

Apa itu kasbon? Kasbon = pinjaman uang pegawai dari pesantren, yang akan dicicil lewat potongan gaji bulanan.

Mengajukan Kasbon

Kapan dipakai: pegawai butuh pinjaman uang dari pesantren.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Kasbon Pegawai.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Nominal Pinjaman (Rp) — contoh: 3000000.
   • Cicilan per Bulan (Rp) — contoh: 500000.
   • Catatan — contoh: Biaya berobat.
4. Ketuk Simpan. Status: Diajukan.

Menyetujui Kasbon

Siapa yang menyetujui: pimpinan atau pejabat yang berwenang.

1. Buka kasbon yang statusnya Diajukan.
2. Periksa: jumlah wajar? Pegawai masih punya kasbon lain yang belum lunas?
3. Ketuk Setujui (atau Batalkan kalau ditolak).

Mencairkan Kasbon

1. Setelah disetujui, siapkan uangnya (tunai atau transfer).
2. Di aplikasi, buka kasbon lalu ketuk tombol Cairkan. Statusnya berubah menjadi Berjalan dan pencairan tercatat ke pembukuan.
3. Mulai bulan depan, cicilan otomatis terpotong dari gaji.

Melunasi Kasbon

Kasbon lunas otomatis saat semua cicilan terbayar. Status berubah menjadi Lunas. Kalau pegawai ingin melunasi lebih cepat, catat pembayaran tambahannya.

✅ Tanda berhasil: kasbon tercatat rapi, cicilan terpotong otomatis dari slip gaji, dan saldo kasbon berkurang setiap bulan.

6. Kontrak & SK Pegawai#

Kapan dipakai: membuat surat keputusan (SK) pengangkatan, perpanjangan kontrak, atau mutasi pegawai.

Siapkan dulu: data pegawai, jenis SK (pengangkatan/perpanjangan/mutasi), tanggal berlaku, dan jabatan baru (kalau mutasi).

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Kontrak & SK.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Jenis — SK Pengangkatan / Perpanjangan Kontrak / Mutasi.
   • Nomor SK — contoh: SK/001/VI/2026.
   • Tanggal berlaku.
   • Tanggal berakhir (untuk kontrak).
   • Jabatan.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: SK tercatat dan bisa dicetak. Aplikasi akan memberi peringatan saat kontrak hampir habis masa berlakunya.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Kontrak hampir habis tapi belum diperpanjang → cek notifikasi di dasbor, segera buat perpanjangan.

7. Izin & Cuti Pegawai#

Kapan dipakai: pegawai mengajukan izin tidak masuk atau cuti (tahunan, sakit, melahirkan, dll.).

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Izin & Cuti.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Pegawai — pilih nama.
   • Jenis — Izin / Cuti Tahunan / Cuti Sakit / Cuti Melahirkan / dll.
   • Tanggal mulai dan tanggal selesai.
   • Alasan — singkat saja. Contoh: Acara keluarga.
4. Ketuk Simpan. Status: Menunggu persetujuan.
5. Pimpinan atau atasan menyetujui/menolak lewat tombol yang tersedia.

✅ Tanda berhasil: izin/cuti tercatat. Sisa jatah cuti tahunan berkurang otomatis. Kalau cuti tanpa gaji, potongan masuk slip gaji otomatis.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Jatah cuti sudah habis → pegawai masih boleh mengajukan cuti tanpa gaji (kalau diizinkan pesantren), tapi gajinya dipotong.

8. Rekrutmen: dari Pelamar ke Pegawai#

Kapan dipakai: pesantren membuka lowongan dan ada pelamar masuk.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kepegawaian → Rekrutmen (atau Pelamar).
2. Ketuk + Tambah untuk memasukkan data pelamar.
3. Isi: nama, posisi yang dilamar, no. HP, pendidikan terakhir, pengalaman.
4. Ketuk Simpan.
5. Setelah proses seleksi (wawancara, tes mengajar):
   • Kalau diterima: ubah status menjadi Diterima, lalu ketuk Jadikan Pegawai. Data pelamar otomatis menjadi data pegawai baru — tidak perlu mengetik ulang.
   • Kalau ditolak: ubah status menjadi Ditolak.

✅ Tanda berhasil: pelamar yang diterima otomatis muncul di daftar Pegawai dengan data yang sudah terisi.

9. Larangan & Pengingat Penting#

1. ⛔ Jangan menghapus data pegawai — kalau pegawai keluar, ganti statusnya menjadi Keluar atau Pensiun. Data riwayat gaji dan kasbon harus tetap tersimpan.
2. 💰 Jangan menekan Finalisasi & Jurnal sebelum slip diperiksa — sekali difinalisasi, slip terkunci, masuk pembukuan, dan tidak bisa diedit. Salah angka = masalah besar.
3. 📋 Perbarui kontrak sebelum habis masa berlakunya — aplikasi memberi pengingat, jangan diabaikan.
4. 🔒 Data gaji bersifat rahasia — hanya admin SDM dan pimpinan yang boleh mengakses. Jangan buka data gaji di komputer yang dipakai bersama tanpa logout.
5. 📝 Catat alasan kasbon dan cuti dengan jelas — ini penting untuk audit dan laporan ke pimpinan.
6. 🚪 Selalu logout setelah selesai bekerja, terutama di komputer kantor bersama.

Contekan Cepat Kepegawaian#