Bendahara

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar. Aplikasi ini menggantikan: kartu SPP, buku kas, buku tabungan santri, dan rekap Excel bulanan. Semua angka yang Bapak/Ibu catat otomatis masuk pembukuan — tidak perlu menyalin dua kali.

Daftar isi:

1. Memahami alur uang dalam aplikasi
2. Membuat tagihan untuk satu santri
3. Membuat tagihan satu kelas sekaligus
4. Mencatat pembayaran
5. Memeriksa & mengesahkan pembayaran (verifikasi)
6. Melihat siapa yang belum bayar (tunggakan)
7. Tabungan santri: setor & tarik
8. Mengesahkan setoran tabungan dari HP wali (Verifikasi Topup)
9. Laporan keuangan & cetak
10. Larangan & pengingat penting

1. Memahami Alur Uang (baca 2 menit saja)#

Di dunia kertas, alurnya: tulis tagihan di kartu SPP → terima uang → coret di kartu → salin ke buku kas → rekap akhir bulan.

Di aplikasi, alurnya jadi:

TAGIHAN dibuat  →  wali diberi tahu via WA  →  uang diterima
      →  PEMBAYARAN dicatat  →  diVERIFIKASI  →  laporan & pembukuan OTOMATIS

Bapak/Ibu hanya mengerjakan yang dicetak tebal: membuat tagihan, mencatat pembayaran, verifikasi. Sisanya aplikasi yang bekerja.

2. Membuat Tagihan untuk Satu Santri#

Kapan dipakai: tagihan khusus satu anak — misal seragam, daftar ulang, atau denda.

Siapkan dulu: nama santri, jenis tagihan, jumlah uangnya, tanggal jatuh tempo.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Keuangan → Tagihan.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi formulir:
   • Santri — ketik sebagian nama, pilih dari daftar.
   • Jenis tagihan — pilih (SPP / Makan / Asrama / Seragam / Infaq / dll.).
   • Nominal — ketik angka TANPA titik. Contoh: seratus lima puluh ribu → 150000.
   • Jatuh tempo — ketuk, pilih tanggal dari kalender.
   • Periode — bulan/tahun tagihan ini. Pesantren yang memakai kalender Hijriah bisa memilih nama bulan Hijriah (Muharram, Safar, dst.).
4. Ketuk Simpan.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Salah ketik nominal dan sudah tersimpan → ketuk Edit di baris tagihan itu, betulkan, Simpan lagi. Boleh dilakukan selama belum ada pembayaran masuk.

3. Membuat Tagihan Satu Kelas Sekaligus (Massal)#

Kapan dipakai: tagihan rutin bulanan (SPP, makan) — tidak perlu mengetik 30 kali untuk 30 santri.

Langkahnya:

1. Keuangan → Tagihan → + Tambah.
2. Pilih cara Per Kelas.
3. Pilih kelasnya.
4. Isi jenis tagihan, nominal, jatuh tempo, periode (sama seperti Bagian 2).
5. Ketuk Buat untuk Semua Santri Kelas Ini.

✅ Tanda berhasil: tabel tagihan bertambah sebanyak jumlah santri aktif di kelas itu, semuanya berstatus belum.

💡 Santri berstatus cuti/keluar TIDAK ikut dibuatkan tagihan — hanya yang aktif.

4. Mencatat Pembayaran#

Kapan dipakai: wali membayar tunai di kantor, atau bukti transfer masuk.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Keuangan → Pembayaran.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi formulir:
   • Tagihan — cari nama santri, pilih tagihan yang dibayar.
   • Nominal — jumlah uang yang DITERIMA hari ini (boleh sebagian).
   • Tanggal pembayaran.
   • Metode — tunai / transfer / lainnya.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil:

• Bayar penuh → status tagihan otomatis berubah jadi lunas.
• Bayar sebagian (mencicil) → status jadi sebagian; sisa kekurangan tetap tercatat.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Wali bayar untuk 2 bulan sekaligus → catat sebagai 2 pembayaran, satu untuk tiap tagihan bulan itu. Jangan digabung jadi satu.
• Salah catat nominal → JANGAN dihapus. Lapor admin untuk koreksi. Menghapus catatan uang merusak pembukuan.

5. Memeriksa & Mengesahkan Pembayaran (Verifikasi)#

Mengapa begini? Verifikasi = tanda tangan bendahara. Pembayaran yang terverifikasi artinya "uangnya sudah saya periksa, benar masuk". Ini yang membuat laporan bisa dipercaya saat diaudit.

Langkahnya:

1. Keuangan → Pembayaran.
2. Lihat kolom Diverifikasi: ❌ artinya belum diperiksa.
3. Pastikan uang/buktinya benar (hitung uang tunai, atau cocokkan bukti transfer dengan rekening koran).
4. Ketuk tombol Verifikasi di baris pembayaran itu.

✅ Tanda berhasil: kolom berubah dari ❌ menjadi ✅.

📌 Kebiasaan baik: setiap sore sebelum pulang, buka halaman Pembayaran dan pastikan tidak ada ❌ yang tersisa hari itu.

6. Melihat Siapa yang Belum Bayar (Tunggakan)#

1. Keuangan → Tagihan.
2. Ketuk Filter (gambar corong).
3. Pilih Status: belum (atau sebagian untuk yang mencicil).
4. (Pilihan) Saring juga per kelas atau per periode.

✅ Hasilnya = daftar penunggak. Bisa langsung di-Export ke Excel untuk dibawa rapat.

💡 Untuk menagih halus lewat WA secara massal, ada menu Notifikasi → Broadcast WA (kirim pengingat ke semua wali yang menunggak sekaligus, memakai template). Untuk alumni yang masih punya tunggakan: Keuangan → Tunggakan Alumni.

7. Tabungan Santri: Setor & Tarik#

Seperti buku tabungan di bank mini pesantren. Saldo dihitung otomatis — tidak mungkin salah jumlah.

Setor (uang masuk)#

1. Keuangan → Tabungan Santri.
2. Cari nama santri → ketuk barisnya.
3. Ketuk Setor → ketik nominal → Simpan.

✅ Saldo langsung bertambah.

Tarik (uang keluar)#

1. Keuangan → Tabungan Santri → pilih santri.
2. Ketuk Tarik → ketik nominal → Simpan.

✅ Saldo berkurang. Aplikasi menolak otomatis kalau saldo tidak cukup — jadi tidak mungkin minus.

8. Mengesahkan Setoran Tabungan dari HP Wali (Verifikasi Topup)#

Apa ini? Wali santri bisa mengisi tabungan anaknya dari HP mereka (transfer bank, lalu unggah bukti). Uang itu belum masuk saldo sebelum bendahara memeriksa dan mengesahkan.

Langkahnya:

1. Keuangan → Verifikasi Topup.
2. Muncul daftar setoran yang menunggu. Ketuk satu baris untuk melihat bukti transfer yang diunggah wali.
3. Cocokkan dengan rekening: apakah uang benar-benar masuk, jumlahnya sama?
4. Kalau cocok → ketuk Setujui/Verifikasi. Kalau tidak cocok → tolak, beri keterangan.

✅ Tanda berhasil: saldo tabungan anak bertambah, wali menerima pemberitahuan bahwa setoran berhasil.

⚠️ Jangan menyetujui tanpa melihat rekening sungguhan. Bukti transfer bisa keliru atau palsu.

9. Laporan Keuangan & Cetak#

Rekap bulanan (untuk laporan ke pimpinan)#

1. Keuangan → Laporan Keuangan.
2. Saring: pilih periode (bulan), bisa juga per kelas / per santri / per status.
3. Lihat hasil rekap: total tagihan vs total terkumpul.

Menyimpan / mencetak#

• Export → file Excel masuk ke folder Download.
• Cetak → muncul tampilan rapi → tekan Ctrl+P → pilih printer, atau Save as PDF.

💡 Untuk laporan pembukuan resmi (buku kas umum, neraca, laporan dana BOS): semuanya sudah dihitung otomatis di grup menu Buku Besar dan Pelaporan (mis. Buku Kas Umum (BKU), Neraca Saldo, L6 — Laporan Keuangan Pokok). Bendahara cukup membuka dan mencetak — tidak perlu menghitung manual. Bagian akuntansi lanjutan ini sebaiknya dipelajari bersama admin saat training lanjutan.

10. Larangan & Pengingat Penting#

1. ⛔ Jangan pernah menghapus pembayaran atau tagihan yang sudah dibayar. Salah catat → lapor admin untuk koreksi resmi. Pembukuan harus punya jejak.
2. ✅ Verifikasi setiap hari — jangan menumpuk ❌ berminggu-minggu.
3. 🔢 Nominal tanpa titik/koma: seratus lima puluh ribu = 150000.
4. 💾 Tidak perlu takut data hilang — sistem menyimpan cadangan (backup) otomatis setiap hari.
5. 🔒 Kata sandi bendahara jangan dipinjamkan — semua catatan uang tercatat atas nama akun Bapak/Ibu.
6. 📸 Ada error/angka aneh? Foto layar → kirim admin. Jangan mencoba "membetulkan" angka pembukuan sendiri.

Contekan Cepat Bendahara#