Tata Usaha (TU)

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar (bisa masuk aplikasi dan kenal layar). Tugas TU di aplikasi = menggantikan buku induk santri, buku mutasi, dan map pendaftaran.

Daftar isi:

1. Menambah santri baru (satu per satu)
2. Memasukkan banyak santri sekaligus (dari Excel)
3. Membuat kelas
4. Menempatkan santri ke kelas
5. Memindahkan santri ke kelas lain (mutasi)
6. Mengubah status santri (cuti, lulus, keluar)
7. Mencetak daftar santri
8. Mengurus pendaftaran santri baru (PPDB)
9. Larangan & pengingat penting

1. Menambah Santri Baru (Satu per Satu)#

Kapan dipakai: ada santri baru masuk, atau memindahkan data dari buku induk lama.

Siapkan dulu:

• Nomor Induk Santri (NIS) — setiap santri harus berbeda, tidak boleh kembar.
• Nama lengkap santri.
• Kalau ada: tanggal lahir, nama ayah/ibu, nomor HP wali, alamat, foto.

Langkahnya:

1. Di menu kiri, ketuk Kesantrian.
2. Ketuk Santri. Muncul tabel daftar santri.
3. Ketuk tombol + Tambah / Buat di pojok kanan atas tabel.
4. Muncul formulir. Isi kotak yang bertanda * (wajib):
   • NIS — ketik nomor induk. Contoh: 2026001.
   • Nama lengkap — sesuai akta/ijazah.
   • Jenis kelamin — ketuk, pilih dari daftar.
   • Status — pilih aktif.
5. Isi kotak lain selengkap mungkin (boleh dilengkapi lain hari): nomor HP wali penting sekali — dipakai untuk kirim pemberitahuan WA ke orang tua.
6. Geser ke bawah, ketuk tombol Simpan.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Aplikasi menolak, kotak NIS jadi merah → NIS itu sudah dipakai santri lain. Periksa di kotak Cari 🔍, mungkin santri ini sudah pernah dimasukkan.
• Tidak sengaja menutup formulir sebelum Simpan → data belum tersimpan. Ulangi dari langkah 3. Tidak ada yang rusak.

2. Memasukkan Banyak Santri Sekaligus (Import Excel)#

Kapan dipakai: pindahan awal dari Excel berisi puluhan/ratusan santri.

Cara ini tidak dikerjakan sendiri oleh TU — pemasukan massal dilakukan admin platform memakai file Excel dengan susunan kolom khusus.

Yang TU lakukan:

1. Rapikan file Excel: satu baris = satu santri; kolom minimal NIS dan Nama.
2. Pastikan tidak ada NIS kembar di file.
3. Kirim file ke admin platform (lewat WA/email).
4. Setelah admin selesai, buka Kesantrian → Santri dan periksa: jumlah santri sesuai? Nama-nama benar?

📌 Rujukan teknis untuk admin: pesantren-platform/docs/PANDUAN-IMPORT-SANTRI.md.

3. Membuat Kelas#

Kapan dipakai: awal tahun ajaran, atau ada rombongan belajar baru.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kesantrian → Kelas.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Nama kelas — contoh: Kelas 1A Putra.
   • Tingkat — contoh: 1.
   • Kapasitas — jumlah maksimal santri, contoh: 30.
   • Wali kelas — ketuk, pilih nama guru dari daftar (guru harus sudah punya akun).
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: kelas muncul di tabel, kolom Sisa Kapasitas menunjukkan slot kosong.

4. Menempatkan Santri ke Kelas#

Kapan dipakai: setelah santri ditambahkan, supaya tercatat dia belajar di kelas mana.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Kesantrian → Penempatan Kelas.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Santri — ketik sebagian nama di kotak pilihan, lalu pilih.
   • Kelas — pilih kelas tujuan.
   • Semester dan Tahun akademik — sesuai yang berjalan.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: penempatan muncul di tabel dengan status aktif.

💡 Mengapa begini? Satu santri hanya boleh punya SATU penempatan aktif. Aplikasi otomatis menjadikan penempatan lama sebagai riwayat — Bapak/Ibu tidak perlu menghapus apa pun.

5. Memindahkan Santri ke Kelas Lain (Mutasi / Naik Kelas)#

Kapan dipakai: kenaikan kelas, atau pindah rombel di tengah tahun.

Caranya sama dengan menempatkan santri (Bagian 4) — buat penempatan BARU untuk santri itu:

1. Kesantrian → Penempatan Kelas → + Tambah.
2. Pilih santri yang mau dipindah.
3. Pilih kelas barunya.
4. Isi alasan kalau diminta — contoh: Kenaikan kelas.
5. Simpan.

✅ Tanda berhasil: penempatan baru aktif; penempatan lama otomatis menjadi riwayat (tidak perlu dihapus).

⚠️ Salah pilih kelas? Tenang — buat lagi penempatan baru ke kelas yang benar. Yang salah otomatis jadi riwayat.

6. Mengubah Status Santri (Cuti, Lulus, Keluar)#

Kapan dipakai: santri izin lama, lulus, pindah pesantren, atau dikeluarkan.

Langkahnya:

1. Kesantrian → Santri.
2. Cari santrinya lewat kotak Cari 🔍.
3. Ketuk tombol Edit (gambar pensil) di baris santri itu.
4. Cari kotak Status, ketuk, lalu pilih:

5. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: status di tabel berubah. Untuk yang lulus: namanya muncul di menu Kesantrian → Alumni.

⛔ JANGAN PERNAH menghapus santri. Santri keluar/lulus tetap dibutuhkan riwayatnya (ijazah, tunggakan, data alumni). Hapus = riwayat hilang selamanya. Cukup ganti status.

7. Mencetak / Menyimpan Daftar Santri#

Kapan dipakai: rapat, laporan ke pimpinan, arsip cetak.

Langkahnya:

1. Kesantrian → Santri.
2. (Pilihan) Saring dulu: ketuk Filter (gambar corong) → pilih kelas/status yang diinginkan.
3. Ketuk tombol Export → file Excel terunduh ke HP/komputer; ATAU ketuk Cetak / PDF → muncul tampilan siap cetak → tekan Ctrl+P → pilih printer, atau pilih Save as PDF untuk menyimpan sebagai file.

✅ Tanda berhasil: ada file baru di folder Download, atau kertas keluar dari printer.

8. Mengurus Pendaftaran Santri Baru (PPDB)#

Calon santri mendaftar sendiri lewat website pesantren (tanpa akun staf). Data mereka otomatis masuk ke aplikasi. Tugas TU: memeriksa, menilai, memutuskan, dan meresmikan.

8a. Melihat siapa saja yang mendaftar#

1. Menu kiri → PPDB → Calon Santri.
2. Muncul tabel semua pendaftar. Gunakan Filter untuk melihat per status: menunggu → lulus_ujian → diterima / ditolak → registrasi_ulang.

8b. Memasukkan hasil ujian/tes#

1. PPDB → Calon Santri → ketuk Edit di baris calon santri.
2. Buka bagian Hasil Ujian.
3. Pilih jenis tes (tulis / baca Al-Qur'an / wawancara), ketik nilainya.
4. Simpan.

💡 Kalau pesantren memakai ujian online: soal disiapkan di PPDB → Bank Soal, jadwalnya di PPDB → Jadwal Ujian, dan nilai masuk otomatis ke PPDB → Hasil Ujian setelah calon santri selesai mengerjakan dari rumah.

8c. Memutuskan diterima / ditolak#

1. PPDB → Calon Santri → Edit.
2. Ubah kotak Status menjadi diterima atau ditolak.
3. Simpan.

✅ Tanda berhasil: aplikasi otomatis mengirim kabar lewat WA ke wali calon santri. Tidak perlu mengetik WA satu-satu.

8d. Registrasi ulang (calon resmi jadi santri)#

1. Buka calon santri yang statusnya diterima.
2. Ketuk tombol Registrasi Ulang.
3. Ikuti formulir sampai selesai → Simpan.

✅ Tanda berhasil: nama anak itu sekarang muncul di Kesantrian → Santri sebagai santri aktif. Lanjutkan dengan menempatkannya ke kelas (Bagian 4).

9. Larangan & Pengingat Penting#

1. ⛔ Jangan hapus data santri — ganti status saja (Bagian 6).
2. 🔢 NIS tidak boleh kembar. Kalau aplikasi menolak NIS, cari dulu — jangan dipaksakan dengan NIS asal.
3. 📱 Nomor HP wali harus benar — semua pemberitahuan WA otomatis bergantung pada nomor ini. Tulis dengan awalan 08, tanpa spasi dan tanda hubung.
4. 🚪 Keluar (logout) dari aplikasi kalau memakai komputer bersama.
5. 📸 Ada error? Foto layar, kirim ke admin. Jangan diulang-ulang sampai 10 kali — cukup 2 kali coba, lalu lapor.

Contekan Cepat TU#