Pimpinan Pesantren

Untuk: Kyai, Mudir, Kepala Pesantren, atau pejabat yang berwenang memutuskan. Panduan ini ringkas — Bapak/Ibu cukup membuka HP 5–10 menit sehari untuk memantau dan menyetujui hal-hal penting. Bapak/Ibu tidak perlu menyelesaikan Panduan Dasar secara lengkap, tapi baiknya tahu cara masuk (login).

Daftar isi:

1. Dasbor Pimpinan (ringkasan dari HP)
2. Menyetujui pengajuan (slip gaji, kasbon, dll.)
3. Dasbor Mutu (lampu kuning kesehatan pesantren)
4. Kebijakan pesantren (atur aturan per pesantren)
5. Ekspor data EMIS
6. Laporan keuangan ringkas

1. Dasbor Pimpinan (Ringkasan dari HP)#

Kapan dipakai: setiap hari — cukup buka HP sebentar untuk melihat kondisi pesantren.

Langkahnya:

1. Buka aplikasi di HP (Chrome → alamat pesantren → login).
2. Setelah masuk, Bapak/Ibu langsung melihat Dasbor Pimpinan.
3. Di dasbor ini terlihat ringkasan:
   • Jumlah santri aktif — berapa santri yang sedang belajar.
   • Jumlah pegawai — total staf aktif.
   • Tunggakan SPP — berapa banyak tagihan yang belum dibayar.
   • Pengajuan menunggu — berapa slip gaji, kasbon, atau izin yang menunggu persetujuan Bapak/Ibu.
   • Kehadiran hari ini — ringkasan presensi santri.

✅ Tanda berhasil: Bapak/Ibu bisa melihat kondisi pesantren dalam satu layar, tanpa perlu bertanya ke staf satu per satu.

💡 Dasbor ini bisa dibuka dari HP kapan saja — di rumah, saat perjalanan, bahkan saat rapat di luar.

2. Menyetujui Pengajuan (Slip Gaji, Kasbon, dll.)#

Kapan dipakai: ada pengajuan dari staf yang membutuhkan persetujuan Bapak/Ibu — slip gaji, kasbon, izin pegawai, dll.

Langkahnya:

1. Di dasbor, ketuk angka Pengajuan Menunggu (atau kotak yang berwarna kuning/merah).
2. Muncul daftar pengajuan. Ketuk satu untuk melihat rinciannya.
3. Baca: siapa yang mengajukan, berapa jumlahnya, apa alasannya.
4. Putuskan:
   • Ketuk Setujui kalau semuanya wajar.
   • Ketuk Tolak kalau ada yang tidak beres (tambahkan alasan penolakan).
5. Lanjut ke pengajuan berikutnya, atau kembali ke dasbor.

✅ Tanda berhasil: angka "Pengajuan Menunggu" di dasbor berkurang. Staf yang mengajukan langsung menerima kabar lewat aplikasi.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Tidak yakin apakah harus setujui → jangan buru-buru. Biarkan dulu (statusnya tetap menunggu), tanya langsung ke staf terkait.
• Sudah terlanjur setujui padahal salah → hubungi admin SDM/bendahara untuk koreksi.

3. Dasbor Mutu (Lampu Kuning Kesehatan Pesantren)#

Apa ini? Dasbor Mutu seperti "lampu lalu lintas" untuk pesantren. Warna hijau = aman. Kuning = perlu perhatian. Merah = ada masalah serius.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Pimpinan → Dasbor Mutu.
2. Muncul indikator-indikator penting:
   • Rasio guru:santri — apakah guru cukup untuk jumlah santri?
   • Tunggakan SPP — apakah banyak yang menunggak?
   • Kehadiran santri — apakah ada pola bolos yang mengkhawatirkan?
   • Kontrak pegawai — ada yang hampir habis dan belum diperpanjang?
   • Kesehatan (UKS) — apakah ada lonjakan santri sakit?
3. Ketuk indikator yang berwarna kuning/merah untuk melihat rinciannya.

✅ Tanda berhasil: Bapak/Ibu tahu kondisi kesehatan pesantren tanpa harus mengumpulkan laporan dari banyak bagian.

💡 Cek Dasbor Mutu seminggu sekali sudah cukup. Yang penting: kalau ada merah, segera tindak lanjuti.

4. Kebijakan Pesantren (Atur Aturan per Pesantren)#

Apa ini? Kebijakan = aturan-aturan yang berlaku di pesantren Bapak/Ibu. Setiap pesantren bisa punya aturan berbeda. Contoh:

• Jam penjengukan wali: Minggu jam 09.00–12.00
• Batas hari cuti pegawai per tahun: 12 hari
• Potongan gaji kalau terlambat: Rp50.000/hari
• Batas tunggakan SPP sebelum peringatan: 2 bulan

Langkahnya:

1. Menu kiri → Pimpinan → Kebijakan.
2. Muncul daftar kebijakan yang bisa diatur. Setiap kebijakan sudah punya nilai bawaan (default) yang masuk akal.
3. Kalau ingin mengubah: ketuk kebijakan yang dimaksud → ubah nilainya → Simpan.

✅ Tanda berhasil: kebijakan yang diubah langsung berlaku di seluruh aplikasi. Misalnya, kalau Bapak/Ibu mengubah jam penjengukan, wali santri akan melihat jadwal baru di HP mereka.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Tidak yakin harus mengisi berapa → biarkan nilai bawaan (default). Ubah nanti kalau sudah ada keputusan.

5. Ekspor Data EMIS#

Kapan dipakai: saat diminta laporan untuk Kementerian Agama (EMIS = Education Management Information System).

Langkahnya:

1. Menu kiri → Pimpinan → Ekspor EMIS.
2. Pilih periode (tahun ajaran/semester).
3. Ketuk Ekspor.
4. Tunggu sebentar — aplikasi menyiapkan file.
5. Ketuk Unduh untuk menyimpan file ke HP/komputer.

✅ Tanda berhasil: file Excel/CSV tersimpan di HP (folder Download). File ini bisa langsung diunggah ke sistem EMIS Kemenag.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Data tidak lengkap di file ekspor → data santri/pegawai belum lengkap di aplikasi. Minta TU melengkapi dulu, baru ekspor ulang.

6. Laporan Keuangan Ringkas#

Kapan dipakai: saat rapat yayasan, audit, atau sekadar ingin tahu kondisi keuangan pesantren.

Langkahnya:

1. Menu kiri → Pimpinan → Laporan Keuangan (atau Keuangan → Laporan Keuangan).
2. Pilih periode yang ingin dilihat (bulan, semester, atau tahun).
3. Muncul ringkasan:
   • Total pemasukan — SPP, pendaftaran, sumbangan, dll.
   • Total pengeluaran — gaji, belanja, pemeliharaan, dll.
   • Saldo/selisih.
   • Tunggakan — berapa uang yang seharusnya masuk tapi belum dibayar.
4. Ketuk Cetak atau Unduh PDF untuk dibawa ke rapat.

✅ Tanda berhasil: laporan ringkas siap dibawa ke rapat. Angka-angkanya sama dengan yang ada di buku besar aplikasi — tidak perlu menghitung ulang.

💡 Untuk rincian detail, minta bendahara membuka laporan dari menu Keuangan → Laporan Keuangan (lihat panduan bendahara bagian 9).

Contekan Cepat Pimpinan#