Broadcast & Notifikasi WhatsApp

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar, dan akun Bapak/Ibu punya hak kelola notifikasi (biasanya TU/admin pesantren). Bila menu di bawah tidak muncul, mintalah admin memberi hak akses.

Semua menu di panduan ini ada di grup menu kiri Komunikasi. Pesan WhatsApp dikirim lewat pipa pesan bawaan platform — Bapak/Ibu tidak perlu memegang HP atau menyalin nomor satu per satu.

Daftar isi:

1. Mengenal bagiannya
2. Membuat template notifikasi
3. Memakai placeholder {{…}}
4. Mengirim broadcast WA massal
5. Memantau Log Notifikasi
6. Arti status pengiriman
7. Pengaturan Notifikasi (saklar WA)
8. Pengingat penting

1. Mengenal Bagiannya#

Sebelum mulai, kenali empat menu di grup Komunikasi (menu kiri). Masing-masing punya tugas berbeda:

Alur normalnya: buat/pilih template → kirim broadcast → cek hasilnya di Log.

2. Membuat Template Notifikasi#

Kapan dipakai: saat Bapak/Ibu butuh naskah pesan baru yang akan sering dikirim — misalnya pengumuman libur, pengingat rapat wali, atau info kegiatan.

Siapkan dulu: teks pesan yang ingin dikirim (boleh diketik dulu di catatan), dan daftar bagian yang berubah-ubah per penerima (mis. nama santri).

💡 Pesantren Bapak/Ibu biasanya sudah punya banyak template bawaan (Tagihan Baru, Pembayaran Diterima, Izin Disetujui, Pengumuman, dan lain-lain). Cek dulu daftarnya sebelum membuat baru — mungkin yang Bapak/Ibu butuhkan sudah ada.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Komunikasi → Template Notifikasi.
2. Ketuk + Tambah (atau buka template lama lalu Edit untuk meniru).
3. Isi formulir:
   • Kode Template — penanda singkat tanpa spasi, huruf besar. Contoh: PENGUMUMAN_LIBUR. Ini hanya untuk sistem, wali tidak melihatnya.
   • Judul — nama yang mudah dikenali. Contoh: Pengumuman Libur Akhir Tahun. Inilah yang muncul saat memilih template di Broadcast.
   • Channel — pilih WhatsApp (untuk broadcast WA, channel harus WhatsApp).
   • Aktif — biarkan menyala. Template yang dimatikan tidak akan muncul di pilihan Broadcast.
   • Isi Pesan — ketik naskah pesannya. Di sini Bapak/Ibu boleh menyelipkan placeholder seperti {{nama_santri}} (lihat Bagian 3).
   • Variabel Dinamis — (opsional) daftar placeholder yang dipakai beserta contoh nilainya, sebagai catatan/pengingat untuk diri sendiri.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: template muncul di tabel dengan tanda Aktif bercentang. Template ini sekarang bisa dipilih saat membuat Broadcast.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Template tidak muncul di pilihan Broadcast → pastikan Channel = WhatsApp dan tombol Aktif menyala. Broadcast WA hanya menampilkan template WhatsApp yang aktif.
• Salah ketik isi → buka kembali, ketuk Edit (pensil), betulkan, lalu Simpan.

3. Memakai Placeholder {{…}}#

Apa itu placeholder? Bagian pesan yang ditulis di antara dua kurung kurawal, seperti {{nama_santri}}. Saat pesan dikirim, sistem otomatis mengganti placeholder itu dengan data asli tiap penerima. Jadi satu template bisa terasa pribadi untuk ratusan wali sekaligus.

Contoh: Bapak/Ibu menulis di Isi Pesan:

Assalamu'alaikum Wali Santri {{nama_santri}}, ada pengumuman penting dari pesantren.

Maka wali dari santri bernama Ahmad menerima:

Assalamu'alaikum Wali Santri Ahmad, ada pengumuman penting dari pesantren.

Placeholder yang umum tersedia (tergantung Target yang dipilih saat broadcast):

💡 Template bawaan juga memakai placeholder seperti {{nominal}}, {{jatuh_tempo}}, atau {{nama_pesantren}}. Placeholder itu terisi otomatis ketika pesan dikirim oleh sistem (mis. dari modul Keuangan). Untuk broadcast manual, pakailah placeholder yang sesuai datanya tersedia — bila ragu, cukup pakai {{nama_santri}} atau tulis pesan tanpa placeholder.

⚠️ Tulis persis: placeholder peka huruf dan ejaan. {{nama_santri}} benar; {{ Nama Santri }} atau {nama_santri} (satu kurung) tidak akan terganti dan akan terkirim apa adanya ke wali.

4. Mengirim Broadcast WA Massal#

Kapan dipakai: mengirim satu pesan yang sama ke banyak penerima — misalnya pengumuman libur ke seluruh wali, atau info kegiatan ke santri satu kelas.

Siapkan dulu: template WhatsApp yang aktif (Bagian 2), dan kejelasan siapa penerimanya (semua wali? satu kelas? hanya staf?).

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Komunikasi → Broadcast WA.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi formulir:
   • Template — pilih naskah pesan yang akan dikirim (hanya template WhatsApp aktif yang muncul).
   • Target Group — pilih siapa penerimanya:
     • Wali Santri — nomor WA wali tiap santri.
     • Santri — dikirim ke nomor WA wali yang terdaftar pada santri.
     • Staff — staf/pegawai.
     • Custom Manual — Bapak/Ibu mengetik sendiri daftar nomornya (lihat catatan di bawah).
   • Status — biarkan Draft dulu. Belum dikirim sampai Bapak/Ibu menekan tombol Kirim (Queue) di langkah berikutnya.
   • Jadwal Kirim — boleh dikosongkan (terisi otomatis saat dikirim).
   • Filter / Target — (opsional) untuk mempersempit penerima. Diisi berpasangan Kunci–Nilai. Contoh: Kunci kelas_id, Nilai 1 → hanya santri/wali kelas itu. Untuk target Custom Manual, isi Kunci targets dengan Nilai berupa daftar nomor dipisah koma, mis. 0812xxxx,0813xxxx.
4. Ketuk Simpan. Broadcast tersimpan sebagai Draft — belum terkirim.
5. Kembali ke tabel Broadcast WA. Pada baris broadcast tadi, ketuk tombol Queue ✈️ (kirim). Sistem akan memproses dan mengirim pesan satu per satu dengan jeda aman.

✅ Tanda berhasil: status baris berubah dari Draft → Queued → Processing → Sent. Pesan sudah dikirim. Rincian per penerima bisa dilihat di Log Notifikasi (Bagian 5).

⏳ Sabar saat banyak penerima. Sistem sengaja memberi jeda antar-pesan (bawaan 10 detik) supaya nomor WhatsApp tidak diblokir. Mengirim ke 100 wali bisa memakan beberapa menit — itu normal, biarkan berjalan.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Status menjadi Partial Failed → sebagian penerima gagal (lihat alasannya di Log Notifikasi). Ketuk tombol Retry 🔁 pada baris itu untuk mencoba ulang.
• Status menjadi Failed → seluruh pengiriman gagal. Cek Log Notifikasi, lalu ketuk Retry. Bila tetap gagal, periksa Pengaturan Notifikasi (Bagian 7) — mungkin WhatsApp sedang dimatikan.
• Tidak ada penerima terkirim padahal status Sent → kemungkinan target tidak punya nomor WA terdaftar, atau WA dalam mode simulasi. Lihat Log Notifikasi untuk memastikan.

5. Memantau Log Notifikasi#

Apa ini? Buku riwayat semua pesan yang dikirim sistem — siapa, kapan, lewat WhatsApp atau Email, dan terkirim atau gagal. Inilah cara membuktikan pesan benar-benar sampai, bukan sekadar berasumsi. Halaman ini hanya untuk dilihat: baris dibuat otomatis oleh sistem dan tidak bisa diubah atau dihapus.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Komunikasi → Log Notifikasi.
2. Muncul daftar terbaru di atas. Tiap baris memuat: Waktu, Kanal (WhatsApp/Email), Tujuan (nomor/email), Status, Keterangan / Error, dan Template.
3. Pakai filter di atas tabel untuk menyaring: berdasarkan Kanal (WhatsApp/Email) atau berdasarkan Status (Terkirim, Gagal, Simulasi, Dinonaktifkan).
4. Untuk mencari satu wali, ketik nomornya di kotak Cari 🔍 pada kolom Tujuan.

✅ Cara membaca cepat: baris hijau (Terkirim) = sampai; merah (Gagal) = tidak sampai, lihat kolom Keterangan/Error untuk alasannya; abu-abu = pesan tidak benar-benar dikirim (simulasi/dinonaktifkan).

6. Arti Status Pengiriman#

Status muncul di dua tempat: pada baris Broadcast (status keseluruhan) dan pada tiap baris Log Notifikasi (per penerima). Berikut artinya:

Status broadcast (keseluruhan):

Status per penerima (di Log Notifikasi):

⚠️ Penting: status Simulasi dan Dinonaktifkan dihitung sebagai tidak terkirim — jangan dikira pesan sudah sampai. Sistem sengaja jujur mencatatnya agar Bapak/Ibu tidak salah kira.

7. Pengaturan Notifikasi (Saklar WA)#

Kapan dipakai: menghentikan sementara semua WhatsApp (mis. saat ada masalah nomor), mengatur jeda antar-pesan broadcast, atau menambah tanda tangan di akhir pesan.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Komunikasi → Pengaturan Notifikasi.
2. Atur yang diperlukan:
   • Aktifkan notifikasi WhatsApp — saklar utama. Jika dimatikan: OTP, pemberitahuan, dan broadcast WA tidak dikirim. Nyalakan kembali untuk melanjutkan.
   • URL webhook n8n khusus tenant — (opsional, lanjutan) kosongkan untuk memakai pipa WhatsApp bawaan platform. Hanya diisi bila pesantren punya jalur WA/nomor pengirim sendiri (tanya admin platform).
   • Tanda tangan / footer pesan — (opsional) teks pendek yang ditambahkan di akhir setiap pesan WhatsApp. Contoh: -- Pondok Pesantren Asy-Syifaa.
   • Jeda antar-pesan (detik) — jarak waktu antar-pengiriman saat broadcast. Rekomendasi 10 detik (maksimal 300). Jangan terlalu kecil agar nomor tidak diblokir WhatsApp.
   • Aktifkan notifikasi email — saklar untuk saluran Email (terpisah dari WhatsApp). Perhatikan keterangan di bawahnya: jika server email belum diatur, menyalakan ini tidak mengirim email apa pun.
3. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: muncul pemberitahuan "Pengaturan notifikasi disimpan". Pengaturan langsung berlaku untuk pengiriman berikutnya.

⚠️ Broadcast tiba-tiba semua gagal/dinonaktifkan? → cek halaman ini lebih dulu: kemungkinan saklar Aktifkan notifikasi WhatsApp tidak sengaja dimatikan.

8. Pengingat Penting#

1. 📝 Periksa naskah sebelum Queue. Sekali ditekan kirim, pesan langsung menuju ratusan wali — tidak bisa ditarik kembali.
2. 🔤 Tulis placeholder persis {{nama_santri}} — dua kurung, tanpa spasi di dalam. Salah tulis = terkirim apa adanya ke wali.
3. ⏳ Broadcast butuh waktu. Jeda antar-pesan itu disengaja agar nomor aman. Jangan menekan Queue berkali-kali karena merasa lambat.
4. 🔎 Selalu cek Log Notifikasi setelah broadcast untuk memastikan benar-benar terkirim — bukan hanya "Simulasi".
5. 🟢 Pakai template bawaan bila sudah ada yang cocok, daripada membuat baru dari nol.
6. 🤝 Pesan dibaca wali. Gunakan bahasa santun dan jelas; sertakan nama pesantren agar wali tahu sumbernya.

Contekan Cepat#