Penjaminan Mutu (SPMI)

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar. Menu Mutu hanya muncul bila: (1) modul Mutu / SYAMIL aktif untuk pesantren Bapak/Ibu, (2) tampilan diatur ke Mode Lanjutan (bukan Mode Sederhana), dan (3) akun Bapak/Ibu punya izin kelola mutu. Bila menu Mutu tidak terlihat di sisi kiri, hubungi admin pesantren untuk mengaktifkannya. Modul ini menggantikan: map dokumen SOP, buku temuan audit, dan rekap survei kepuasan yang biasanya tercecer.

Daftar isi:

1. Mengisi sasaran / KPI
2. Mencatat realisasi capaian
3. Mencatat temuan ketidaksesuaian
4. Siklus temuan sampai ditutup
5. Inspeksi / audit
6. Survei kepuasan (SKM)
7. Dosir / dokumen mutu
8. Membaca dashboard KPI
9. Glosarium istilah mutu

1. Mengisi Sasaran / KPI#

Apa ini? Sasaran Mutu (KPI) adalah target yang ingin dicapai pesantren — misalnya "Kelulusan tepat waktu 95%" atau "Rata-rata kepuasan wali 4 dari 5". Tiap sasaran punya target dan realisasi (capaian nyata); aplikasi otomatis menghitung persentase capaiannya.

Kapan dipakai: di awal tahun/semester saat menyusun rencana mutu, atau ketika menambah indikator baru.

Siapkan dulu: daftar indikator mutu, angka target masing-masing, dan satuannya (%, nilai, orang).

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Mutu → Sasaran Mutu (KPI).
2. Ketuk + Tambah (New).
3. Isi formulir:
   • Nama Sasaran — tulis jelas. Contoh: Kehadiran ustadz mengajar.
   • Kode — opsional, kode singkat bila pesantren punya penomoran sendiri.
   • Area — pilih: Akademik / Tahfidz / Layanan / Umum.
   • Satuan — contoh: %, nilai, atau orang.
   • Target — angka yang dituju. Contoh: 95.
   • Realisasi — capaian saat ini (boleh diisi 0 dulu, nanti diperbarui).
   • Periode — tahun/semester. Contoh: 2026 atau 2026-S1.
   • Regulasi Acuan — opsional. Contoh: KMA 939/2018.
   • Aktif — biarkan menyala agar ikut dihitung di dashboard.
4. Ketuk Simpan (Create).

✅ Tanda berhasil: sasaran muncul di tabel, lengkap dengan kolom Capaian % yang berwarna — hijau bila ≥100%, kuning bila ≥75%, merah bila di bawahnya.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Capaian % tampil 0 padahal sudah diisi → biasanya Target masih 0. Capaian dihitung dari realisasi dibagi target, jadi target harus diisi lebih dulu.
• Sasaran tidak muncul di dashboard → pastikan tombol Aktif menyala dan Periode sudah diisi.

2. Mencatat Realisasi Capaian#

Kapan dipakai: berkala (bulanan/semester) saat angka capaian nyata sudah diketahui, tanpa perlu membuka seluruh formulir.

Langkahnya:

1. Buka Mutu → Sasaran Mutu (KPI).
2. Cari sasaran yang mau diperbarui.
3. Di ujung kanan barisnya, ketuk tombol hijau Catat Realisasi.
4. Masukkan Nilai realisasi terbaru (angka, tidak boleh negatif). Contoh: 88.
5. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: muncul pesan "Realisasi diperbarui" dan kolom Capaian % berubah warna sesuai angka baru.

💡 Bedanya dengan Edit: tombol Catat Realisasi hanya mengubah satu angka realisasi — cepat dan kecil risiko salah. Pakai Edit (pensil) bila perlu mengubah nama, target, atau periode.

3. Mencatat Temuan Ketidaksesuaian#

Apa ini? Temuan (istilah mutu: Non-Conformance) adalah catatan masalah atau ketidaksesuaian yang ditemukan — misalnya dokumen SOP belum ada, jadwal tidak berjalan, atau standar tidak terpenuhi. Setiap temuan akan ditindaklanjuti sampai benar-benar tuntas.

Kapan dipakai: setiap kali ditemukan masalah, biasanya saat atau sesudah inspeksi/audit.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Mutu → Temuan (Non-Conformance).
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi formulir:
   • Judul — ringkas dan jelas. Contoh: Daftar hadir ustadz belum lengkap Maret.
   • Severity — tingkat keseriusan: Minor, Major, atau Kritis. (Pilih hati-hati — setelah tindakan dimulai, tingkat ini tidak bisa diubah lagi.)
   • Inspeksi (opsional) — kaitkan dengan inspeksi/audit yang melahirkan temuan ini, bila ada.
   • Tenggat — batas waktu penyelesaian yang diharapkan.
   • Deskripsi — uraikan masalahnya secukupnya.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: temuan baru muncul di tabel dengan status terbuka (badge merah). Itulah titik awal siklus penyelesaian di Bagian 4.

⚠️ Pilih Severity sekali, baik-baik. Aplikasi sengaja mengunci tingkat keseriusan begitu tindakan dimulai. Ini supaya temuan berat tidak diam-diam "diturunkan" jadi ringan lalu ditutup tanpa pemeriksaan yang semestinya.

4. Siklus Temuan Sampai Ditutup#

Inti modul ini. Sebuah temuan tidak bisa langsung "dihapus" begitu saja — ia berjalan melewati empat tahap berurutan, sehingga ada jejak yang jelas siapa menindak dan siapa memverifikasi:

1. Terbuka — baru dicatat, belum ditangani.
2. Tindakan — sedang diperbaiki (tindakan korektif sudah dicatat).
3. Verifikasi — perbaikan selesai, menunggu diperiksa/disahkan.
4. Tutup — sudah diverifikasi dan dinyatakan selesai.

Setiap tahap punya tombolnya sendiri di ujung kanan baris temuan. Tombol hanya muncul bila statusnya pas — jadi Bapak/Ibu tidak akan bingung harus menekan yang mana.

Langkahnya:

1. Mulai Tindakan (tombol kuning, muncul saat status terbuka) — ketuk, lalu tulis Tindakan korektif yang akan/sedang dilakukan. Contoh: Wali kelas merekap ulang absensi & memasang papan kontrol harian. Setelah disimpan, status menjadi tindakan.
2. Ajukan Verifikasi (tombol biru, muncul saat status tindakan) — ketuk bila perbaikan sudah selesai. Aplikasi minta konfirmasi, lalu status menjadi verifikasi (menunggu diperiksa).
3. Tutup (Verifikasi) (tombol hijau, muncul saat status verifikasi) — ketuk untuk menyatakan temuan benar-benar selesai. Status menjadi tutup.

✅ Tanda berhasil: setiap kali tombol ditekan, badge Status berubah warna mengikuti tahap, dan kolom Ditutup terisi tanggal saat temuan akhirnya ditutup.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Tombol "Tutup (Verifikasi)" tidak muncul → menutup temuan adalah wewenang khusus (izin setujui/verifikasi mutu). Bila Bapak/Ibu hanya bertugas menangani, biarkan di status verifikasi; petugas berwenang yang akan menutupnya.
• Tidak bisa lompat tahap → memang sengaja. Urutannya harus runtut: terbuka → tindakan → verifikasi → tutup. Tidak ada jalan pintas.
• Tombol Edit hilang setelah tindakan dimulai → wajar. Begitu temuan keluar dari status terbuka, isinya dikunci demi menjaga jejak audit; perubahan hanya lewat tombol tahap di atas.

💡 Untuk temuan berat, pesantren bisa mengatur agar penutupan memerlukan persetujuan lebih dulu (lewat kotak masuk persetujuan). Bila itu aktif, tombol Tutup baru berfungsi setelah disetujui pihak berwenang.

5. Inspeksi / Audit#

Apa ini? Inspeksi / Audit adalah catatan kegiatan pemeriksaan mutu — kapan dilakukan, siapa auditornya, area apa, dan ringkasan hasilnya. Temuan-temuan (Bagian 3) bisa dikaitkan ke sebuah inspeksi agar rapi.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Mutu → Inspeksi / Audit Mutu.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Judul — contoh: Audit Internal Semester Ganjil 2026.
   • Area — Akademik / Tahfidz / Layanan / Umum.
   • Tanggal — kapan inspeksi dilakukan.
   • Auditor — nama pemeriksa.
   • Status — Draft (masih berjalan) atau Selesai.
   • Ringkasan — catatan hasil pemeriksaan.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: inspeksi muncul di tabel. Kolom Temuan menampilkan angka berapa banyak temuan yang sudah dikaitkan ke inspeksi itu.

💡 Alur yang rapi: buat Inspeksi dulu, lalu saat mencatat Temuan (Bagian 3) pilih inspeksi itu di kolom Inspeksi (opsional). Dengan begitu hasil audit dan tindak lanjutnya saling terhubung.

6. Survei Kepuasan (SKM)#

Apa ini? SKM (Survei Kepuasan Masyarakat) merekam penilaian kepuasan wali/masyarakat terhadap layanan pesantren, dalam skor 1 sampai 5. Hasil rata-ratanya muncul di dashboard sebagai indeks kepuasan.

Kapan dipakai: saat memasukkan jawaban survei kepuasan, satu baris per responden/jawaban.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Mutu → Survei Kepuasan (SKM).
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Periode — contoh: 2026 atau 2026-S1.
   • Aspek — Layanan / Akademik / Sarana / Umum.
   • Responden — boleh nama, boleh dikosongkan (anonim).
   • Skor (1-5) — wajib, angka 1 sampai 5.
   • Komentar — masukan bebas dari responden, opsional.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: baris baru muncul dengan badge Skor berwarna — hijau (4–5), kuning (3), merah (di bawah 3). Semua skor ini otomatis dirata-rata menjadi indeks SKM di dashboard.

⚠️ Skor ditolak? → skor harus bilangan 1 sampai 5. Angka di luar itu tidak diterima.

7. Dosir / Dokumen Mutu#

Apa ini? Dosir Mutu adalah daftar dokumen mutu pesantren — SOP, hasil SKM, MoU, SK tim, rubrik — beserta status kelengkapan dan persetujuannya. Dokumen melewati alur sederhana: Draft → Diajukan → Disetujui (atau Ditolak).

Langkahnya (membuat dokumen):

1. Menu kiri → grup Mutu → Dosir Mutu (SYAMIL).
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi: Judul, Jenis (SOP / Hasil SKM / MoU / SK Tim / Rubrik), Regulasi Acuan, Berkas (URL/path) bila ada, dan Kelengkapan (Lengkap / Belum).
4. Ketuk Simpan.

Alur persetujuan (lewat tombol di baris):

1. Ajukan — penyusun mengirim dokumen untuk disetujui (status menjadi Diajukan).
2. Setujui atau Tolak — pihak berwenang memutuskan. Bila menolak, wajib menulis Alasan penolakan agar penyusun bisa memperbaiki.

✅ Tanda berhasil: kolom Approval berubah (Diajukan kuning, Disetujui hijau, Ditolak merah) dan nomor Versi tercatat.

💡 Pemisahan tugas: yang mengajukan dan yang menyetujui dirancang sebagai dua peran berbeda. Bila tombol Setujui/Tolak tidak muncul untuk Bapak/Ibu, itu wewenang petugas lain — bukan kesalahan.

8. Membaca Dashboard KPI#

Apa ini? Satu halaman ringkasan yang menggabungkan semua data di atas, supaya pimpinan bisa melihat kondisi mutu sekilas tanpa membuka satu per satu.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Mutu → Dashboard Mutu.
2. Baca tiga kelompok angka:
   • Sasaran / KPI — jumlah sasaran aktif, rata-rata capaian, dan capaian per area.
   • Temuan — berapa yang masih terbuka (belum tuntas) versus yang sudah tutup.
   • SKM — rata-rata skor kepuasan dan indeksnya (skala 0–100), serta jumlah responden.

✅ Cara membacanya: angka Temuan terbuka yang besar berarti banyak masalah belum tuntas — jadikan prioritas. Capaian rata-rata yang rendah menandakan target belum tercapai. Indeks SKM mendekati 100 berarti wali makin puas.

⚠️ Angka di dashboard terasa kosong? → dashboard hanya menghitung sasaran yang Aktif, dan SKM/temuan yang sudah dimasukkan. Lengkapi datanya di bagian-bagian sebelumnya.

9. Glosarium Istilah Mutu#

Contekan Cepat Mutu#