Pengadaan (Supplier, PO, Belanja)

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar. Ini alur uang, jadi tenang dan teliti — setiap langkah aman karena uang baru benar-benar tercatat di buku besar saat Bapak/Ibu menekan Setujui & Cairkan.

Menu Pengadaan hanya muncul bila: (1) pesantren memakai Mode Lanjutan, (2) modul Pengadaan aktif, dan (3) akun Bapak/Ibu punya hak keuangan/belanja. Bila menunya tidak terlihat, mintalah admin mengaktifkannya. Semua menu di bawah ada di grup Sarana & Logistik pada menu kiri.

Daftar isi:

1. Mengenal alur pengadaan
2. Mendaftarkan Supplier
3. Membuat Purchase Order (PO)
4. Menyetujui PO
5. Menerima barang (GRN)
6. Belanja: Setujui & Cairkan
7. Mencetak BKK
8. Belanja tanpa PO
9. Pengingat penting
10. Glosarium istilah

1. Mengenal Alur Pengadaan#

Apa ini? Pengadaan adalah cara pesantren membeli barang/jasa dengan jejak yang jelas — siapa pemasoknya, apa yang dipesan, sudah diterima atau belum, dan kapan uangnya keluar. Semua tercatat sehingga laporan keuangan rapi dan bisa diaudit.

Urutannya begini (mudah diingat):

1. Supplier — daftarkan dulu pemasok/toko (sekali saja, lalu dipakai berulang).
2. Purchase Order (PO) — buat pesanan: pemasok mana, barang apa, berapa banyak, harga berapa.
3. Setujui PO — pejabat yang berwenang menyetujui pesanan.
4. Terima barang (GRN) — saat barang datang, catat penerimaannya. Saat diterima penuh, sistem otomatis membuat catatan Belanja (tagihan).
5. Belanja → Setujui & Cairkan — periksa tagihan, lalu cairkan. Saat inilah uang dibukukan otomatis (beban, pajak, kas).
6. Cetak BKK — cetak Bukti Kas Keluar sebagai arsip fisik.

💡 Tidak semua belanja harus lewat PO. Untuk pengeluaran kecil/mendesak, Bapak/Ibu bisa langsung mencatat di menu Belanja & Pajak (lihat Bagian 8). PO dipakai untuk pembelian yang perlu pesanan resmi dan persetujuan dulu.

2. Mendaftarkan Supplier#

Kapan dipakai: sebelum membuat PO, pemasok/tokonya harus ada dulu di daftar. Cukup didaftarkan sekali; setelah itu tinggal dipilih.

Siapkan dulu: nama toko/pemasok, nomor telepon, dan (kalau ada) NPWP serta nomor rekening bank untuk transfer.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Sarana & Logistik → Supplier.
2. Ketuk + Tambah (di kanan atas).
3. Isi formulir:
   • Nama — nama toko/pemasok. Wajib diisi.
   • NPWP — nomor NPWP pemasok bila punya (boleh dikosongkan).
   • PKP (ber-NPWP) — geser aktif bila pemasok adalah Pengusaha Kena Pajak. Ini memengaruhi perhitungan pajak nanti (lihat Glosarium).
   • Kehalalan — pilih Halal, Syubhat, atau Non-halal. Bawaannya Halal.
   • Telepon, Alamat, Bank, dan No. Rekening — untuk memudahkan pembayaran dan kontak.
   • Aktif — biarkan menyala. Matikan hanya bila pemasok sudah tidak dipakai (agar tidak muncul lagi di pilihan PO).
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: pemasok muncul di tabel Supplier dengan lencana Kehalalan (hijau = Halal, kuning = Syubhat/Non-halal). Sekarang pemasok ini bisa dipilih saat membuat PO.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Tombol + Tambah tidak ada → akun Bapak/Ibu belum punya hak input belanja. Minta admin menambahkan peran keuangan.
• Salah ketik data → ketuk Edit (pensil) di baris pemasok itu, betulkan, lalu Simpan.

3. Membuat Purchase Order (PO)#

Kapan dipakai: saat akan memesan barang/jasa dari pemasok dan butuh pesanan resmi yang disetujui dulu.

Siapkan dulu: nama pemasok (sudah terdaftar), daftar barang + jumlah + harga satuan, serta akun beban dan sumber dana yang sesuai (tanyakan bendahara bila ragu).

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Sarana & Logistik → Purchase Order.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi bagian Purchase Order:
   • Supplier — ketik sebagian nama, pilih dari daftar. (Hanya pemasok aktif yang muncul.)
   • Tanggal — tanggal pesanan (biasanya sudah terisi hari ini).
   • Jenis — Barang / Jasa / Sewa.
   • Akun Beban — pilih akun beban yang akan dibebani (mis. 5-xxxx Beban Pengadaan).
   • Divisi dan Sumber Dana — pilih unit dan dari dana mana pembeliannya.
   • Keterangan — catatan singkat bila perlu.
4. Isi bagian Item (daftar barang). Untuk tiap baris:
   • Uraian — nama barang/jasa. Contoh: Beras 50 kg.
   • Qty — jumlah. Contoh: 10.
   • Harga Satuan — harga per unit dalam Rupiah. Contoh: 650000.
   Ketuk Tambah Item untuk baris berikutnya.
5. Ketuk Simpan. Total PO dihitung otomatis dari semua item.

✅ Tanda berhasil: PO muncul di tabel dengan nomor otomatis (mis. PO/2026/06/0001) dan status Draft. Totalnya sudah terhitung.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Mau membetulkan item PO → selama status masih Draft, ketuk Edit, ubah item, lalu Simpan. Setelah PO disetujui/diterima, item terkunci agar nilai yang sudah disetujui tidak berubah.
• Pemasok tidak muncul di pilihan → pemasok belum terdaftar atau statusnya tidak aktif. Daftarkan/aktifkan dulu (lihat Bagian 2).

4. Menyetujui PO#

Apa ini? Persetujuan adalah lampu hijau dari pejabat berwenang sebelum barang dipesan ke pemasok. Hanya pemegang hak persetujuan pencairan yang dapat menyetujui.

Langkahnya:

1. Buka menu Purchase Order. Cari PO yang berstatus Draft atau Diajukan.
2. Pada baris PO itu, ketuk tombol Setujui (ikon centang hijau).
3. Muncul kotak konfirmasi — periksa lalu tegaskan Setujui.

✅ Tanda berhasil: muncul pemberitahuan "PO disetujui" dan status berubah menjadi Disetujui (lencana biru). PO siap untuk tahap terima barang.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Muncul "Gagal menyetujui" dengan pesan soal anggaran/pagu → pembelian melampaui pagu RKAM untuk akun itu (mode blokir). Kurangi nilai PO atau koordinasi dengan bendahara untuk menyesuaikan pagu.
• Muncul pesan persetujuan wajib → ada aturan persetujuan yang belum dipenuhi. Pastikan PO sudah melewati jalur pengajuan yang ditetapkan pesantren.
• Tombol Setujui tidak ada → akun Bapak/Ibu belum punya hak persetujuan pencairan. Ini memang sengaja dipisah dari pembuat PO.

5. Menerima Barang (GRN)#

Apa ini? GRN (Goods Receipt Note / catatan penerimaan barang) adalah pencatatan saat barang benar-benar datang. Inilah pencocokan antara yang dipesan dan yang diterima. Saat barang diterima penuh, sistem otomatis membuat catatan Belanja (tagihan) yang nanti tinggal disetujui & dicairkan.

Siapkan dulu: barang sudah datang dan sudah dicek jumlahnya. PO harus sudah berstatus Disetujui.

Langkahnya:

1. Buka menu Purchase Order. Cari PO yang berstatus Disetujui.
2. Pada baris PO itu, ketuk tombol Terima (GRN) (ikon truk).
3. Akan muncul kotak Terima Barang (GRN):
   • Bila pesantren memakai penerimaan penuh (bawaan): cukup tegaskan konfirmasi. Seluruh item dianggap diterima penuh.
   • Bila pesantren mengaktifkan penerimaan sebagian: muncul daftar item dengan kolom Qty Diterima. Isi jumlah yang benar-benar diterima per item (boleh kurang dari Qty PO, tidak boleh lebih).
4. Tegaskan untuk menyimpan penerimaan.

✅ Tanda berhasil:

• Bila seluruh item diterima penuh → muncul "Barang diterima & Belanja dibuat". Status PO menjadi Diterima, dan catatan Belanja baru muncul di menu Belanja & Pajak (siap disetujui & dicairkan — lihat Bagian 6).
• Bila baru sebagian diterima → muncul "Penerimaan dicatat". Belanja belum dibuat sampai semua item lengkap diterima.

⚙️ Tentang "terima sebagian": fitur menerima barang kurang dari jumlah pesanan adalah setelan opsional. Secara bawaan setelan ini mati (penerimaan selalu penuh sekaligus). Admin bisa menyalakannya lewat menu Setelan / Kebijakan pesantren (kelompok Keuangan) → "Izinkan penerimaan barang sebagian (GRN parsial)". Bila ragu, biarkan bawaan.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Muncul "Gagal menerima" — qty diterima melebihi PO → angka yang diisi lebih besar dari Qty yang dipesan. Betulkan agar tidak melebihi.
• Tombol Terima (GRN) tidak ada → PO belum berstatus Disetujui, atau akun Bapak/Ibu belum punya hak input belanja.

6. Belanja: Setujui & Cairkan#

Apa ini? Belanja adalah catatan tagihan/pengeluaran. Di sinilah uang benar-benar dibukukan: saat Bapak/Ibu menekan Setujui & Cairkan, sistem membuat jurnal otomatis (beban, pajak bila ada, dan kas keluar). Pajak (PPN/PPh) sudah dihitung otomatis saat Belanja dibuat.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Sarana & Logistik → Belanja & Pajak.
2. Cari Belanja berstatus Diajukan (lencana kuning). Untuk Belanja dari PO, uraiannya berisi nomor PO dan nama pemasok.
3. Ketuk barisnya untuk memeriksa: tanggal, uraian, DPP, PPN, PPh, dan Total. Pastikan benar.
4. Bila sudah benar, ketuk Setujui & Cairkan (ikon centang hijau).
5. Muncul konfirmasi yang menjelaskan bahwa belanja akan disetujui, dijurnal otomatis (beban, pajak, kas), dan ditandai dicairkan. Tegaskan.

✅ Tanda berhasil: muncul "Belanja disetujui & dijurnal", status berubah menjadi Dicairkan (lencana hijau), dan jurnalnya otomatis masuk ke Buku Besar. Bukti BKK siap dicetak (lihat Bagian 7).

⚠️ Kalau ada masalah:

• Muncul pesan "Bagan Akun (COA) belum lengkap" → akun beban atau akun kas/bank belum tersedia. Minta bendahara/admin melengkapi Bagan Akun (menu Keuangan → Bagan Akun) lalu coba lagi.
• Muncul pesan soal pagu/anggaran → pengeluaran melampaui pagu RKAM (mode blokir). Koordinasi dengan bendahara.
• Belanja salah dan belum dicairkan → gunakan tombol Tolak (ikon silang merah). Belanja yang sudah dicairkan tidak bisa diubah/dihapus — koreksi dilakukan lewat jurnal pembalik oleh bendahara.

⚠️ Penting — pemisahan tugas: tombol Setujui & Cairkan hanya muncul untuk pemegang hak persetujuan pencairan. Pembuat belanja dan penyetuju sengaja dipisah demi keamanan keuangan.

7. Mencetak BKK#

Apa ini? BKK (Bukti Kas Keluar) adalah lembar bukti resmi bahwa uang dikeluarkan untuk belanja itu — untuk ditandatangani dan diarsipkan.

Langkahnya:

1. Di menu Belanja & Pajak, cari baris belanja yang dimaksud.
2. Ketuk tombol Cetak BKK (ikon printer).
3. BKK terbuka di tab baru. Cetak lewat menu cetak peramban (Ctrl+P), atau simpan sebagai PDF.

✅ Tanda berhasil: lembar BKK tampil rapi berisi rincian belanja, siap dicetak dan ditandatangani.

8. Belanja Tanpa PO#

Kapan dipakai: untuk pengeluaran kecil/mendesak yang tidak perlu pesanan resmi lebih dulu (mis. beli ATK, ongkos kirim). Bapak/Ibu bisa langsung mencatat Belanja.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Sarana & Logistik → Belanja & Pajak.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi bagian Data Belanja:
   • Tanggal, Uraian — tanggal dan keterangan singkat pengeluaran.
   • Jenis — Barang / Jasa / Sewa Tanah/Bangunan.
   • Kategori RKAM — opsional, untuk pengelompokan anggaran.
   • Divisi/Unit dan Sumber Dana — dari unit dan dana mana. Sumber Dana wajib dipilih.
   • DPP (sebelum pajak) — nilai dasar belanja dalam Rupiah (lihat Glosarium). Wajib lebih dari 0.
   • Vendor ber-NPWP — nyalakan bila pemasok punya NPWP. Memengaruhi perhitungan pajak.
4. Isi bagian Pembukuan:
   • Akun Beban/Aset (Debit) — akun yang dibebani belanja ini.
   • Akun Kas/Bank (Kredit) — dari kas/bank mana uangnya keluar.
5. Ketuk Simpan. PPN/PPh dihitung otomatis. Belanja muncul berstatus Diajukan.
6. Lanjutkan ke Setujui & Cairkan seperti Bagian 6.

✅ Tanda berhasil: belanja tercatat berstatus Diajukan, dengan PPN/PPh sudah terhitung otomatis.

⚠️ Tidak yakin akun beban/kas mana yang dipilih? → tanyakan bendahara. Salah akun bisa membuat laporan keuangan keliru.

9. Pengingat Penting#

1. 🔐 Pembuat ≠ penyetuju. Yang membuat PO/Belanja sengaja berbeda dari yang menyetujui & mencairkan. Ini melindungi pesantren.
2. 💸 Uang baru terbukukan saat "Setujui & Cairkan". Membuat PO atau Belanja saja belum mengeluarkan uang dari pembukuan.
3. 🔒 Belanja yang sudah dicairkan tidak bisa diubah/dihapus. Salah? Lapor bendahara untuk jurnal pembalik.
4. 📦 Catat penerimaan barang dengan jujur. Qty diterima tidak boleh melebihi yang dipesan.
5. 🧾 Cetak & arsipkan BKK untuk setiap pencairan sebagai bukti fisik.
6. 🚪 Keluar (logout) bila memakai komputer kantor bersama.

Glosarium Istilah#

Istilah keuangan/pengadaan yang muncul di layar, dijelaskan sederhana:

Contekan Cepat#