PPDB untuk Panitia

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar, dan akun Bapak/Ibu punya hak kelola santri (panitia PPDB). Semua menu di panduan ini ada di grup menu PPDB pada menu kiri. Aplikasi ini menggantikan: buku pendaftaran, map berkas calon santri, dan daftar nilai ujian masuk. Setiap keputusan (berkas diverifikasi, lulus/cadangan/tolak, tagihan lunas) otomatis dikabari ke wali lewat WhatsApp — tidak perlu menelepon satu per satu.

Daftar isi:

1. Mengatur Pengaturan PPDB (sekali di awal)
2. Mengatur gelombang PPDB
3. Melihat daftar calon santri
4. Verifikasi berkas (dokumen)
5. Jadwal & nilai ujian
6. Keputusan: lulus / cadangan / tolak
7. Tagihan & daftar ulang
8. Pengingat penting

1. Mengatur Pengaturan PPDB#

Kapan dipakai: sekali di awal sebelum membuka pendaftaran, atau setiap pergantian tahun ajaran. Di sinilah Bapak/Ibu menentukan tahun ajaran, nomor rekening, nomor WhatsApp admin, dan kolom apa saja yang wajib diisi pendaftar.

Siapkan dulu: tahun ajaran yang dibuka, nama bank + nomor rekening + atas nama rekening pesantren, nominal biaya pendaftaran, dan nomor WhatsApp admin yang akan menerima pemberitahuan pendaftar baru.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup PPDB → Pengaturan PPDB.
2. Bagian Pendaftaran & Informasi Transfer — isi:
   • Tahun Ajaran — contoh: 2026/2027.
   • WhatsApp Admin — nomor tujuan pemberitahuan pendaftar baru.
   • Nama Bank, Nomor Rekening, Atas Nama Rekening — rekening tujuan transfer.
   • Nominal Transfer — boleh ditulis angka atau teks, misalnya Rp350.000. Ini hanya informasi tampilan, bukan transaksi keuangan.
   • Instruksi Transfer dan Pesan sukses setelah submit — teks yang dibaca pendaftar di website.
   • Aktifkan form pendaftaran inline di landing page — nyalakan bila ingin formulir pendaftaran tampil langsung di halaman depan website.
3. Bagian Konfigurasi Field Formulir PPDB — atur setiap kolom formulir. Pada kolom Mode, isi salah satu kata: required (wajib), optional (boleh kosong), hidden (disembunyikan), atau staf (tidak tampil ke pendaftar — diisi panitia). Ketuk Tambah field bila perlu menambah baris.
4. Ketuk Simpan (tombol di bawah halaman).

✅ Tanda berhasil: muncul pesan “Pengaturan PPDB disimpan”. Informasi rekening & tahun ajaran kini dipakai di seluruh alur pendaftaran.

💡 Tahun Ajaran otomatis mengikuti periode akademik yang sedang aktif bila sudah diatur — Bapak/Ibu tinggal memeriksa, tidak perlu mengetik ulang.

⚠️ Menu Pengaturan PPDB tidak muncul? → halaman ini hanya untuk pengguna dengan hak kelola pengaturan pesantren. Minta admin pesantren memberi hak itu, atau minta beliau yang mengisinya.

2. Mengatur Gelombang PPDB#

Kapan dipakai: mendaftarkan gelombang pendaftaran (Gelombang 1, Gelombang 2, dst.) sebagai catatan referensi: kapan buka, kapan tutup, kuota, dan biaya pendaftaran.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup PPDB → Gelombang PPDB. (Bisa juga lewat tautan “Buka menu Gelombang PPDB →” di halaman Pengaturan PPDB.)
2. Ketuk + Tambah (atau New).
3. Isi formulir:
   • Nama Gelombang — contoh: Gelombang 1.
   • Tahun Ajaran — terisi otomatis mengikuti periode aktif; periksa kembali.
   • Tanggal Buka dan Tanggal Tutup.
   • Kuota — kosongkan bila tanpa batas.
   • Biaya Pendaftaran — nominal referensi tampilan saja, tidak memengaruhi pembukuan/tagihan.
   • Aktif — nyalakan untuk gelombang yang sedang berjalan.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: gelombang muncul di tabel dengan tanda centang pada kolom Aktif.

💡 Master Gelombang ini bersifat referensi/catatan dan belum tersambung otomatis ke formulir pendaftaran di website — gunanya merapikan data tahun ajaran dan gelombang Bapak/Ibu.

3. Melihat Calon Santri#

Kapan dipakai: setiap hari saat pendaftaran berjalan, untuk memantau siapa saja yang sudah mendaftar.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup PPDB → Calon Santri.
2. Muncul daftar pendaftar: No. Pendaftaran, Nama, Status, jenis kelamin, program, dan No. HP wali.
3. Cari pendaftar lewat kotak Cari 🔍 (ketik nama atau nomor pendaftaran).
4. Pakai penyaring (filter) Status Pendaftaran atau Program Diminati untuk mempersempit daftar.
5. Ketuk barisnya untuk membaca detail, atau ketuk Edit (pensil) untuk membetulkan data.

Arti warna status:

• Pending / Menunggu Verifikasi / Cadangan (kuning) — masih dalam proses.
• Verifikasi Berkas / Registrasi Ulang (biru) — sedang/sudah lanjut tahap berikutnya.
• Lulus (hijau) — diterima.
• Ditolak (merah).

✅ Tanda berhasil: angka kecil (badge) di samping menu Calon Santri menunjukkan berapa pendaftar yang masih dalam proses dan perlu ditinjau panitia.

💡 Kolom NISN dan beberapa data EMIS bertanda “diisi panitia” — tidak tampil ke pendaftar, dan Bapak/Ibu yang melengkapinya lewat tombol Edit.

4. Verifikasi Berkas (Dokumen)#

Kapan dipakai: setelah pendaftar mengunggah berkas (KK, akta, ijazah, bukti transfer, dsb.). Tugas panitia: memeriksa apakah berkasnya benar dan jelas.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup PPDB → Dokumen PPDB.
2. Muncul daftar dokumen per calon santri, dengan kolom Verifikasi (Menunggu Verifikasi / Terverifikasi / Ditolak).
3. Ketuk Lihat (ikon mata) untuk membuka file dan memeriksanya.
4. Putuskan:
   • Berkas benar & jelas → ketuk Verifikasi (centang hijau), lalu konfirmasi.
   • Berkas buram/salah → ketuk Tolak (silang merah), tulis alasan penolakan, lalu simpan.

✅ Tanda berhasil: kolom Verifikasi berubah menjadi Terverifikasi (hijau) atau Ditolak (merah). Wali otomatis menerima kabar lewat WhatsApp — bila ditolak, alasan yang Bapak/Ibu tulis ikut terkirim supaya wali bisa mengunggah ulang.

⚠️ Tombol Lihat tidak ada? → berkasnya memang belum diunggah pendaftar. Hubungi wali agar mengunggah dulu.

5. Jadwal & Nilai Ujian#

Penting: untuk bisa meluluskan atau menjadikan cadangan, setiap pendaftar wajib punya minimal satu nilai/hasil ujian. Maka selesaikan bagian ini sebelum mengambil keputusan di Bagian 6.

a. Membuat jadwal ujian

1. Menu kiri → grup PPDB → Jadwal Ujian.
2. Ketuk + Tambah, lalu isi Kategori Ujian (contoh: Tes Baca Quran), Tanggal, Waktu Mulai/Selesai, dan Ruang.
3. Ketuk Simpan. Jadwal ini tampil di kartu peserta digital.

b. Memasukkan nilai ujian (input manual)

1. Menu kiri → grup PPDB → Hasil Ujian (Input Manual).
2. Ketuk + Tambah, lalu isi:
   • Calon Santri — ketik sebagian nama, pilih dari daftar.
   • Kategori Ujian — contoh: Tes Baca Quran.
   • Nilai — angka.
   • Catatan — bila perlu.
3. Ketuk Simpan.

c. Ujian online (bila dipakai)

Bila pesantren memakai ujian online, hasilnya terkumpul otomatis di menu Hasil Ujian Online. Untuk soal esai, panitia menilai manual: ketuk Nilai Essay pada baris yang berstatus Menunggu Nilai, beri skor tiap jawaban, lalu simpan — nilai final otomatis tercatat ke Hasil Ujian.

✅ Tanda berhasil: nilai muncul di tabel. Kini pendaftar itu sudah boleh diluluskan/dijadikan cadangan.

💡 Menu Jadwal Ujian dan Hasil Ujian (Input Manual) hanya tampil pada Mode Lanjutan. Bila menunya belum kelihatan, minta admin mengaktifkan Mode Lanjutan.

6. Keputusan: Lulus / Cadangan / Tolak#

Kapan dipakai: setelah berkas diverifikasi dan nilai ujian masuk — saatnya memutuskan nasib pendaftar.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup PPDB → Calon Santri.
2. Pada baris pendaftar, pilih salah satu tombol aksi:
   • Luluskan (topi wisuda, hijau) — menetapkan LULUS.
   • Cadangan (jam, kuning) — menetapkan sebagai cadangan.
   • Tolak (silang, merah) — menolak; Bapak/Ibu wajib menulis alasan penolakan.
3. Konfirmasi pada kotak yang muncul.

✅ Tanda berhasil: status pendaftar berubah dan pengumuman otomatis dikirim ke wali lewat WhatsApp. Tidak perlu mengumumkan manual satu per satu.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Muncul pesan “membutuhkan minimal satu hasil ujian” → pendaftar itu belum punya nilai ujian. Kembali ke Bagian 5, masukkan nilainya, lalu ulangi.
• Tombol Luluskan/Cadangan tidak muncul → biasanya karena status pendaftar sudah final (sudah lulus/ditolak) atau sudah daftar ulang. Keputusan yang sudah daftar ulang terkunci demi mencegah data janggal.
• Perlu mengingatkan yang sudah lulus? → tombol Ingatkan Daftar Ulang mengirim pengingat via WhatsApp (muncul untuk pendaftar berstatus Lulus).

💡 Bila pendaftar tidak menerima kode OTP atau salah menulis nomor WA, gunakan tombol Kirim Ulang OTP / Koreksi No. WA untuk membetulkan nomor dan mengirim ulang kode. Password tidak pernah dikirim — pendaftar membuat sendiri lewat kode.

7. Tagihan & Daftar Ulang#

Apa ini? Tagihan (biaya pendaftaran / daftar ulang) dibuat otomatis oleh sistem. Tugas panitia di sini hanya memverifikasi bukti transfer yang diunggah wali — bukan membuat tagihan baru.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup PPDB → Tagihan PPDB.
2. Muncul daftar tagihan: nama, jenis, nominal, status, dan apakah bukti sudah Ada.
3. Pada tagihan berstatus Menunggu Verifikasi, ketuk Lihat Bukti (mata) untuk memeriksa bukti transfer.
4. Putuskan:
   • Bukti benar → ketuk Konfirmasi Lunas (centang hijau), lalu konfirmasi.
   • Bukti salah/tidak jelas → ketuk Tolak Bukti (silang merah), boleh tulis catatan, lalu simpan. Status kembali ke Belum Bayar agar wali mengunggah ulang.

✅ Tanda berhasil: status tagihan berubah menjadi Lunas (hijau). Wali otomatis menerima konfirmasi pembayaran lewat WhatsApp.

💡 Halaman Tagihan PPDB tidak punya tombol Tambah — itu memang disengaja. Nominal & informasi rekening diatur di Pengaturan PPDB (Bagian 1); tagihan tersusun otomatis dari sana.

8. Pengingat Penting#

1. 🧭 Urutannya: Atur dulu, baru terima. Lengkapi Pengaturan PPDB (tahun ajaran + rekening) sebelum pendaftaran dibuka.
2. 📄 Verifikasi berkas dengan teliti. Bila menolak, tulis alasan yang jelas — wali membacanya dan akan mengunggah ulang.
3. 📝 Nilai ujian dulu, baru putuskan. Lulus/cadangan butuh minimal satu hasil ujian.
4. 🤝 Pengumuman terkirim otomatis. Setiap keputusan dikabari ke wali via WhatsApp — tidak perlu kabari manual.
5. 🔒 Keputusan yang sudah daftar ulang terkunci. Koreksi lewat alur kesantrian, bukan dengan memaksa ubah status.
6. 🚪 Keluar (logout) kalau memakai komputer kantor bersama.

Contekan Cepat Panitia#