Pembiayaan, Aset & Baitul Maal

Syarat: sudah menyelesaikan 🌱 Panduan Dasar, dan modul Keuangan sudah aktif (Bagan Akun sudah disiapkan — lihat panduan Akuntansi). Untuk menu Aset dan Pengajuan Pembiayaan, panel harus dalam Mode Lanjutan (bukan Mode Sederhana) dan Bapak/Ibu punya hak kelola pembiayaan. Halaman ini untuk bendahara / pengurus harta (nazhir) / pimpinan.

⚠️ Penting soal pencatatan ke buku besar (jurnal). Tidak semua angka di sini langsung tercatat sebagai jurnal keuangan. Sebagian hanya angka referensi/simulasi. Di setiap bagian akan ditegaskan: kapan jurnal benar-benar terbentuk dan kapan hanya hitungan bantu. Mohon dibaca pelan-pelan — bagian ini menyangkut uang dan aset.

Daftar isi:

1. Mencatat aset & inventaris
2. Menghitung & memposting penyusutan
3. Melepas aset (disposal)
4. Mengajukan pembiayaan & simulasi DSCR
5. Baitul Maal: program & donasi
6. Beasiswa (potong SPP)
7. Pengingat penting

1. Mencatat Aset & Inventaris#

Kapan dipakai: mendata harta tetap pesantren — tanah, bangunan/gedung, kendaraan, peralatan, atau aset wakaf — agar tercatat rapi dan bisa disusutkan.

Siapkan dulu: nama aset, jenisnya, tanggal & harga perolehan (dari nota/akta bila ada), lokasi, dan keterangan apakah aset ini wakaf.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Sarana & Logistik → Aset & Inventaris.
2. Ketuk + Tambah (atau New).
3. Isi bagian Data Aset:
   • Nama Aset — wajib. Contoh: Mobil Operasional L300.
   • Jenis — ketik bebas, mis. Tanah, Bangunan, Kendaraan. Jenis ini membantu sistem memilih akun yang tepat saat aset dilepas.
   • Nilai Buku Saat Ini (Rp) — nilai aset sekarang. Kotak ini akan diperbarui otomatis setiap kali penyusutan diposting, jadi tidak perlu diubah manual nanti.
   • Nomor Sertifikat — bila ada (mis. nomor BPKB / sertifikat tanah).
   • Aset Wakaf — geser nyala bila ini harta wakaf. Aset wakaf otomatis terkunci: tidak bisa dijadikan agunan pembiayaan dan tidak disusutkan (sesuai UU 41/2004).
4. Isi bagian Penyusutan & Lokasi (boleh dikosongkan bila aset tidak disusutkan):
   • Tanggal Perolehan — kapan aset dibeli/diterima.
   • Nilai Perolehan (Rp) — harga beli asli. Inilah dasar perhitungan penyusutan. Bila dikosongkan, sistem memakai Nilai Buku.
   • Lokasi & Kategori / Kelompok — untuk memudahkan pencarian.
   • Metode Penyusutan — pilih Tanpa Penyusutan (default), Garis Lurus, atau Saldo Menurun. Untuk aset wakaf, kotak ini terkunci di Tanpa Penyusutan.
   • Nilai Residu (Rp) — perkiraan nilai sisa di akhir umur manfaat (boleh 0).
   • Umur Manfaat (bulan) — berapa bulan aset dipakai. Contoh: kendaraan 96 (8 tahun).
5. Ketuk Simpan (Create).

✅ Tanda berhasil: aset muncul di tabel beserta kolom Nilai Buku, Metode, dan tanda Wakaf. Mencatat aset di sini belum membuat jurnal apa pun — ini baru pendataan. Jurnal baru terbentuk saat penyusutan diposting (Bagian 2) atau aset dilepas (Bagian 3).

⚠️ Kalau ada masalah:

• Menu "Aset & Inventaris" tidak kelihatan → kemungkinan panel sedang dalam Mode Sederhana, atau akun Bapak/Ibu belum diberi hak kelola pembiayaan. Minta admin mengaktifkan Mode Lanjutan / menambah hak akses.
• Kotak Metode Penyusutan terkunci → biasanya karena tombol Aset Wakaf menyala. Itu memang disengaja: wakaf tidak disusutkan.

2. Menghitung & Memposting Penyusutan#

Apa ini? Penyusutan adalah mencatat berkurangnya nilai aset secara bertahap setiap bulan (kecuali wakaf/tanah). Sistem menyusun jadwalnya otomatis, lalu Bapak/Ibu memposting periode yang sudah jatuh tempo.

Kapan dipakai: umumnya di akhir bulan/akhir periode, untuk mencatat beban penyusutan bulan-bulan yang sudah berjalan.

Siapkan dulu: pastikan aset sudah punya Metode Penyusutan (Garis Lurus / Saldo Menurun), Nilai Perolehan, dan Umur Manfaat (bulan) yang terisi (Bagian 1).

Langkahnya:

1. Buka Sarana & Logistik → Aset & Inventaris.
2. Cari baris aset yang mau disusutkan.
3. Ketuk aksi Posting Penyusutan (ikon kalkulator) di baris itu.
4. Isi Posting s/d Periode (YYYY-MM) — sampai bulan apa mau dicatat. Contoh: 2026-06 berarti posting semua bulan yang jatuh tempo sampai Juni 2026. Biasanya sudah terisi bulan berjalan.
5. Ketuk tombol konfirmasi aksi.

✅ Tanda berhasil: muncul pesan berapa periode penyusutan yang diposting, dan kolom Nilai Buku aset otomatis turun. Di sinilah jurnal benar-benar terbentuk: Debit Beban Penyusutan / Kredit Akumulasi Penyusutan, satu jurnal per bulan jatuh tempo. Proses ini idempoten — bila Bapak/Ibu memposting ulang periode yang sama, jurnal tidak digandakan.

💡 Bila pada bulan tertentu beban penyusutannya 0, periode itu ditandai selesai tanpa membuat jurnal. Itu normal.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Pesan "Bagan akun belum siap…" / akun 5-7000 atau 1-2900 belum ada → Bagan Akun keuangan belum lengkap. Minta admin keuangan menyiapkan Bagan Akun di Pengaturan Keuangan dulu, lalu ulangi.
• "Tidak ada periode jatuh tempo" → semua bulan sampai periode yang Bapak/Ibu pilih sudah pernah diposting, atau tanggal perolehannya masih di masa depan. Tidak perlu khawatir.
• Aksi Posting Penyusutan tidak muncul → aset itu tidak bisa disusutkan (wakaf, tanpa metode, atau sudah dilepas).

3. Melepas Aset (Disposal)#

Apa ini? Melepas aset = mencatat bahwa aset dijual, dihibahkan, atau dihapus dari daftar. Untuk aset biasa (non-wakaf), sistem menghitung laba/rugi pelepasan dan mencatatnya ke buku besar. Untuk aset wakaf, pelepasan dicatat tanpa mengakui laba/rugi (pokok wakaf tidak boleh berkurang nilainya — UU 41/2004).

Kapan dipakai: aset dijual, rusak total, atau dipindahtangankan.

Langkahnya:

1. Buka Sarana & Logistik → Aset & Inventaris.
2. Ketuk aksi Pelepasan (ikon panah keluar, berwarna merah) di baris aset.
3. Isi:
   • Harga Jual / Pelepasan (Rp) — uang yang diterima. Bila aset dihibahkan/dibuang tanpa hasil, isi 0.
   • Keterangan — alasan singkat. Contoh: Dijual ke Pak Ahmad, mobil sudah uzur.
4. Ketuk konfirmasi.

✅ Tanda berhasil: status aset berubah menjadi Dilepas dan riwayatnya tercatat di Sarana & Logistik → Mutasi / Pelepasan Aset (halaman riwayat, hanya baca).

• Aset biasa (non-wakaf): jurnal laba/rugi pelepasan diposting — kas yang diterima, penghapusan akumulasi penyusutan dan harga perolehan, serta laba atau rugi selisihnya.
• Aset wakaf: muncul pesan "dilepas tanpa pengakuan laba/rugi" — tidak ada jurnal laba/rugi, hanya catatan pelepasan.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Pesan "Bagan akun belum siap…" (akun Kas / Aset Tetap / 1-2900 / 4-6000 / 5-8000) → Bagan Akun belum lengkap. Minta admin keuangan menyiapkan Bagan Akun lebih dulu, lalu ulangi pelepasan.
• "Nilai perolehan aset 0…" → aset non-wakaf wajib punya Nilai Perolehan agar jurnal bisa dibentuk. Lengkapi dulu di Edit aset (Bagian 1).
• "Aset sudah dilepas" → aset ini sebelumnya sudah dilepas; sistem mencegah pelepasan ganda. Aman.

💡 Pelepasan bersifat final dan berdampak ke buku besar. Periksa Harga Jual dengan teliti sebelum konfirmasi.

4. Mengajukan Pembiayaan & Simulasi DSCR#

Apa ini? Tempat menyiapkan pengajuan pembiayaan ke bank/lembaga keuangan syariah, lengkap dengan simulasi DSCR (Debt Service Coverage Ratio) — ukuran apakah kemampuan keuangan unit usaha cukup untuk membayar cicilan.

⚠️ Semua angka di bagian ini adalah simulasi/referensi. Mengisi formulir DSCR tidak memposting jurnal apa pun ke buku besar. Ini alat bantu pengambilan keputusan dan penyusunan berkas, bukan pencatatan kas.

Siapkan dulu: nama bank tujuan, nama produk pembiayaan, plafon (jumlah pinjaman) yang diinginkan, perkiraan tenor, margin/imbal hasil, dan gambaran EBITDA unit usaha.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Pembiayaan (DSCR) → Pengajuan Pembiayaan (DSCR).
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi bagian Pengajuan & Simulasi DSCR:
   • Bank Tujuan & Produk — contoh: BSI Mitra Edu.
   • Plafon — jumlah pembiayaan yang diajukan (wajib).
   • Tenor (bulan) — lama cicilan, default 36.
   • Margin/Imbal Hasil Tahunan — porsi imbal hasil per tahun.
   • EBITDA Tahunan (unit komersial) — laba/surplus operasional sebelum bunga, pajak, penyusutan, dan amortisasi. Patokan yang disebut aplikasi: lihat Laporan Laba Rugi (surplus operasional) di modul Keuangan, lalu tambahkan kembali beban penyusutan/bunga bila ada. Angka ini bersifat saran untuk simulasi — tidak memposting jurnal.
   • Angsuran Pokok Tahunan — cicilan pokok per tahun. Rumusnya: DSCR = EBITDA ÷ (Angsuran Pokok + Margin), dengan ambang sehat 1,25×.
   • Agunan (hanya non-wakaf) — pilih aset jaminan. Aset wakaf tidak muncul di daftar ini karena tidak boleh diagunkan.
4. Ketuk Simpan. Sistem menghitung DSCR dan zonanya otomatis.

✅ Tanda berhasil: baris pengajuan muncul di tabel dengan kolom DSCR dan Zona:

• Aman (hijau) — DSCR ≥ 1,25× : kemampuan bayar memadai.
• Waspada (kuning) — DSCR 1,0–1,25× : masih bisa lanjut, tapi hati-hati. Tidak otomatis ditolak.
• Bahaya (merah) — DSCR < 1,0× : cicilan melebihi kemampuan.

Setelah disimpan, di baris pengajuan tersedia tindakan lanjutan:

1. Ajukan ke Pembina — muncul bila status masih draft dan sudah memilih agunan. Status berubah menunggu persetujuan.
2. Setujui (Pembina) — khusus Pembina; mengisi E-Signature (TTE) sebagai tanda persetujuan.
3. Cetak Paket Kredit (L3) — mencetak berkas pengajuan untuk dibawa ke bank.

💡 Kolom EBITDA bisa Bapak/Ibu isi mengikuti estimasi dari buku besar (surplus operasional Laporan Laba Rugi). Estimasi itu bersifat konservatif (belum menambahkan kembali penyusutan/bunga), jadi boleh disesuaikan manual sesuai data riil.

⚠️ Kalau ada masalah:

• Aset jaminan tidak ada di pilihan Agunan → aset itu berstatus wakaf (tidak boleh diagunkan) atau belum dicatat. Daftarkan dulu sebagai aset non-wakaf di Bagian 1.
• Tombol "Ajukan ke Pembina" tidak muncul → pastikan pengajuan masih draft dan sudah memilih agunan.

5. Baitul Maal: Program & Donasi#

Apa ini? Baitul Maal mengelola dana umat — zakat, infak, sedekah, dan wakaf. Bapak/Ibu membuat Program Donasi yang tampil di halaman publik /donasi, lalu donatur berdonasi dari sana. Donasi yang masuk menunggu konfirmasi bendahara sebelum tercatat sebagai penerimaan.

Menu-menu ini ada di grup Keuangan (tidak perlu Mode Lanjutan, cukup hak akses Keuangan).

5a. Membuat Program Donasi

1. Menu kiri → grup Keuangan → Program Donasi.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Nama Program — contoh: Beasiswa Yatim, Infak Pembangunan Masjid, Zakat Maal.
   • Sumber Dana — wajib. Pilihan ini menentukan dimensi sumber dana pada jurnal saat donasi nanti dikonfirmasi, dan apakah dana ini wakaf atau zakat/infak. Pilih dengan benar agar pelaporan PSAK 109 (zakat/infak/sedekah) rapi.
   • Target (Rp, opsional) — target penggalangan, boleh dikosongkan.
   • Aktif — nyalakan agar tampil di halaman publik /donasi.
   • Deskripsi — penjelasan program untuk donatur.
4. Ketuk Simpan.

✅ Program aktif langsung tampil di halaman donasi publik. Membuat program belum membuat jurnal — jurnal baru muncul saat donasi dikonfirmasi (5b).

5b. Mengonfirmasi Donasi Masuk

Apa ini? Donatur berdonasi lewat /donasi dan mengunggah bukti transfer. Donasi itu masuk berstatus Menunggu Transfer. Tugas bendahara: mencocokkan bukti transfer dengan mutasi rekening, lalu Konfirmasi atau Tolak.

1. Menu kiri → grup Keuangan → Donasi Masuk.
2. Lihat daftar donasi. Yang baru berstatus Menunggu Transfer (kuning).
3. Ketuk Bukti untuk membuka foto bukti transfer, lalu cocokkan dengan rekening pesantren.
4. Bila benar dananya masuk: ketuk Konfirmasi → konfirmasi sekali lagi pada kotak peringatan.
5. Bila tidak valid: ketuk Tolak.

✅ Tanda berhasil (Konfirmasi): status berubah Dikonfirmasi (hijau) dan baru di sinilah jurnal terbentuk — Debit Kas / Kredit akun penerimaan sesuai Sumber Dana program (Penerimaan Wakaf untuk dana wakaf, atau Penerimaan Zakat/Infak untuk lainnya). Nomor kuitansi otomatis dibuat dan bisa dicetak lewat tombol Kuitansi. Proses ini idempoten — menekan Konfirmasi dua kali tidak menggandakan jurnal.

✅ Tanda berhasil (Tolak): status menjadi Ditolak — tidak ada jurnal yang dibuat.

💡 Donasi tidak bisa dibuat manual dari panel — semuanya lahir dari halaman publik /donasi. Tugas panel hanya mengonfirmasi atau menolak.

⚠️ Pesan "COA belum di-seed…" → akun Kas / akun penerimaan dana belum ada di Bagan Akun. Minta admin keuangan menyiapkan Bagan Akun dulu, lalu ulangi konfirmasi.

6. Beasiswa (Potong SPP)#

Apa ini? Memberi keringanan SPP kepada santri yang dibiayai dana Baitul Maal (zakat/infak/wakaf). Potongan diterapkan sebagai diskon pada tagihan santri secara otomatis setiap bulan.

Kapan dipakai: santri ditetapkan menerima beasiswa/keringanan dengan sumber dana tertentu.

Langkahnya:

1. Menu kiri → grup Keuangan → Beasiswa.
2. Ketuk + Tambah.
3. Isi:
   • Santri — pilih santri aktif penerima.
   • Sumber Dana Penanggung — dana yang menanggung potongan (mis. Zakat, Infak, Wakaf).
   • Potongan per Bulan (Rp) — besar keringanan tiap bulan.
   • Aktif — nyalakan agar potongan berjalan.
   • Mulai & Selesai (opsional) — rentang waktu beasiswa.
   • Keterangan — catatan bila perlu.
4. Ketuk Simpan.

✅ Tanda berhasil: beasiswa tercatat dan potongan akan otomatis diterapkan pada tagihan SPP santri selama periode aktif. Mencatat beasiswa di sini bukan posting jurnal kas — ia bekerja lewat mekanisme diskon tagihan yang sudah ada di modul Keuangan; dampak ke buku besar mengikuti pencatatan tagihan/pembayaran.

⚠️ Santri tidak ada di daftar → pastikan santri berstatus aktif. Santri non-aktif tidak muncul.

7. Pengingat Penting#

1. 🧾 Bagan Akun harus siap dulu. Penyusutan, pelepasan, dan konfirmasi donasi sama-sama butuh Bagan Akun. Bila muncul pesan "akun belum siap/di-seed", minta admin menyiapkan Bagan Akun di Pengaturan Keuangan.
2. 🕌 Aset wakaf diperlakukan khusus. Tidak disusutkan, tidak boleh jadi agunan, dan saat dilepas tidak mengakui laba/rugi (UU 41/2004). Tandai status wakaf dengan benar sejak awal.
3. 📊 DSCR hanya simulasi. Mengisi pengajuan pembiayaan tidak mencatat uang ke buku besar — itu alat bantu keputusan & berkas, bukan transaksi kas.
4. 🤲 Donasi baru tercatat setelah dikonfirmasi. Selama masih "Menunggu Transfer", belum ada jurnal. Cek bukti transfer dengan teliti sebelum Konfirmasi.
5. 🔁 Aman dari dobel. Posting penyusutan dan konfirmasi donasi bersifat idempoten — tidak menggandakan jurnal bila ditekan ulang. Tetap, kerjakan dengan tenang.
6. 🚪 Keluar (logout) bila memakai komputer kantor bersama.

Contekan Cepat#